○飯田市立小・中学校文書規程
平成10年2月25日
教委訓令第1号
飯田市小・中学校文書規程(昭和46年飯田市教育委員会訓令第1号)の全部を改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、飯田市立小・中学校(以下「学校」という。)の文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第1条の2 この規程において「文書」とは、学校における事務を処理するために作成し、又は取得した学校運営に必要な書類、電報、電話又は口頭による事項を記録したもの及び図面その他の資料等各種の記録(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)のすべてをいう。
(文書主任)
第2条 学校に文書主任を置き、校長が指定する職員をもって充てる。
(文書主任の職務)
第3条 文書主任は校長の命を受けて、次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。
(4) 文書の整理保存及び廃棄に関すること。
(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
(文書分類表)
第4条 文書主任は、文書を整理するために、別に定める文書分類表を用いなければならない。
第2章 文書事務の処理
(文書取扱いの原則)
第5条 文書は、事務能率の向上に役立つように正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常に整備してその経過を明らかにしておかなければならない。
2 文書は、情報公開制度及び個人情報保護制度が円滑に運用されるように適切に管理されなければならない。
(文書の規格)
第5条の2 文書の規格は、原則として日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)とする。ただし、次の各号に掲げる特別な文書を除く。
(1) 法令、その他市以外の機関が定めた様式の文書
(2) 伝票、地図、図面、写真、表彰状、許可証、身分証明書、カードその他の特定の用紙規格を必要とする文書
(3) その他A4判とすることが不可能、不適切又は困難であると認められる文書
(文書の左横書き)
第6条 文書は、左横書きとする。ただし、特定なものはこの限りでない。
(文書の記名)
第7条 文書の記名は、校長名とする。ただし、他の機関から校名を用いることを指定されたもの又は軽易な文書の記名は校名とすることができる。
(文書の記号等)
第8条 文書には、年次、記号及び番号並びに分類記号並びに保存期間を付さなければならない。ただし、別に定めるものについては、この限りでない。
第9条 年次は、その事案が完結するまで同一のものとし、当該文書を受け付けた日又は施行した日の属する会計年度の年次によるものとする。
第10条 番号は、その事案が完結するまで同一のものを用いるものとする。ただし、継続的に行う同一事項に係る文書は枝番号で、往復文書で軽易なものは号外で処理することができる。
2 文書の番号は、文書件名簿(様式第1号)によって毎年4月1日に始まって翌年3月31日に終わるものとする。
(分類記号)
第11条 分類記号は、文書分類表の記号を用いなければならない。
(保存区分)
第12条 文書の保存期間は、法令で特別の定めがある場合を除くほか、次のとおりとする。
(1) 永年 11年以上の期間保存するもの
(2) 10年 10年間保存するもの
(3) 5年 5年間保存するもの
(4) 1年 1年間保存するもの
2 前項の保存期間は、文書完結の翌年度から起算するものとする。
3 永年保存における文書の保存期間は、その重要度、利用度等を勘案し、校長が設定するものとする。
(起案)
第13条 文書の起案に当たっては、文書は平易簡明に、文字はかい書で正確に書かなければならない。
2 定例的な事案の起案は、例文により行うものとする。
3 例文は、校長が定めるものとする。
第15条 内容の軽易な事案等の起案は、原議に簡易起案用紙(様式第3号)を用い、又はその文書の余白に処分案を朱書きして行うことができる。この場合には、その処理経過を明らかにしておかなければならない。
第16条 不備のある極めて軽易な文書を整理して再提出しようとするときは、付せん用紙(様式第4号)を用いて処理することができる。
第17条 口頭又は電話による照会、回答、通知等で重要なものは、口頭電話記録用紙(様式第5号)により校長の決裁等所定の手続をとらなければならない。
(秘密又は緊急を要する事案の処理)
第18条 秘密又は緊急を要する事案は、校長の指示を受けて適宜処理することができる。この場合において、処理後速やかに所定の手続をとらなければならない。
第19条 削除
(文書の日付)
第20条 文書の日付は、当該文書を施行する日とする。
(押印)
第21条 施行する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書には、公印を省略することができる。
第3章 文書の収受、配布等
(収受及び配布)
第22条 到着した文書及び物品は、すべて文書主任が次の各号によって処理するものとする。
(1) 校長又は学校あての文書は開封し、収受印(様式第6号)を押し、収受日及び収受の事実を明確に記録しておくことが必要な文書は文書件名簿に登載し、校長の査閲に供したのち、担当者に配布しなければならない。
(2) 前号の場合において、封筒を失うことにより発信者名等が不明となる文書には、その封筒を添えなければならない。
(3) 親展文書は、開封せずに、配布しなければならない。
2 ファクシミリ又は電子メール及び他の情報システム(以下「電子メール等」という。)により受信した文書は、紙に印刷し、前項第1号に規定する処理を行うものとする。ただし、文書主任においてその処理が不要であると認める文書については、この限りでない。
3 文書主任以外の者が直接受領した文書は、直ちに文書主任に回付して所定の処理を行わなければならない。
4 郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、文書主任が必要と認めるものに限りこれを収受することができる。
5 学校で収受すべきでない文書は、文書主任において返送、回送等必要な処置をとることができる。
6 校長は、親展文書等の配布を受けたときは、秘密を要しないものについては、第1項第1号の規定により処理することができる。
(発送)
第23条 発送する文書は、原則として封入せず原議とともに文書主任に回付しなければならない。
2 文書主任は、前項の規定により回付を受けた文書について決裁等の有無その他の点検を行い、不適当と認めるものは、所要の補正をさせた上、発送しなければならない。
3 ファクシミリ又は電子メール等による文書の発送は、次の各号の一に該当する場合に行うことができる。
(1) 軽易な内容の文書を発送する場合で、次のいずれかに該当する場合
ア ファクシミリ又は電子メール等により発送することについて、あらかじめ相手方の同意を得たとき。
イ ファクシミリ又は電子メール等により発送することについて、相手方から要請があったとき。
(2) 早急に相手方に文書による通知を行う必要がある場合
(3) 飯田市の機関相互間又は職員相互間で文書を送付する場合
(施行済原議の処理)
第24条 文書主任において文書を発送したときは、原議及び文書件名簿に処理経過等を記載し、担当者に回付しなければならない。ただし、軽易な文書については、文書件名簿への記載を省略することができる。
第4章 文書の整理保存
(整理及び保管)
第25条 文書は完結文書と未完結文書に分け、完結文書は文書分類表に基づいて該当フォルダーに入れ、未完結文書は懸案フォルダーに入れて所定の場所に整理し、及び保管しなければならない。ただし、フォルダーに入れることが適当でないものについては、この限りでない。
(文書の保存及び編冊基準)
第26条 文書主任は、毎年次の各号に定めるところにより、1年間保管した文書を保存しなければならない。
(1) 完結年又は完結年度ごとに区分する。
(2) 文書分類表の配列順に保存箱へ格納する。
(3) 簿冊で格納する場合は、原則として文書分類表補助分類ごとに編冊し、背表紙(様式第7号)を付するものとする。この場合、その大きさは、A4判以下、1冊の厚さは原則として6センチメートル以下とし、これを超えるものは適宜分冊する。ただし、図書等でこれによりがたいものはこの限りでない。
(4) 保存箱ごとに文書保存カード(様式第8号)を作成し、校長の承認を得て所定の場所へ格納する。
(電磁的記録の保管)
第26条の2 電磁的記録のうち、単体の記録媒体(記録媒体を記録の読み出し及び書き込みを行う装置から容易に分離できる形態のものをいう。以下同じ。)に記録されたものは、キャビネット又は専用の保管庫に収納するものとする。
2 パーソナルコンピュータを使用して作成された電磁的記録、又はパーソナルコンピュータを使用して取得した電磁的記録のうち単体の記録媒体に記録された以外のものは、共用コンピュータ内の記憶装置に保存するものとする。
3 前項の規定により共用コンピュータ内の記憶装置に保存する電磁的記録は、原則として校務分掌又は文書分類表に準じた分類による年度別、係別及び補助分類別のフォルダーによる階層構造を作成し管理するものとする。
(文書の閲覧及び貸出し)
第27条 職員が保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書主任の承認を得なければならない。ただし、重要な文書については校長の同意を得るものとする。
(保存文書の廃棄)
第28条 保存期間を経過した保存文書は、文書主任が廃棄するものとする。この場合において、保存期間が10年以上の保存文書については、あらかじめ担当者及び校長に協議するものとする。
2 保存期間を経過しない保存文書で、保存の必要がないと認められるものについては、前項の規定を準用する。
第5章 補則
(補則)
第29条 校長は、この規程及び教育委員会の指示によるもののほか、文書の処理に関して必要な事項を定めることができる。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成10年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日前までに収受した文書の取扱いについては、その事案が完結するまでの間、なお従前の例による。
3 この規程による改正前の飯田市小・中学校文書規程の規定に基づく保存区分は、改正後の飯田市立小・中学校文書規程の規定に基づく保存年限とみなす。
4 この規程の施行の日前までに作成した起案用紙等は、必要な調整をして、当分の間、使用することができる。
附則(平成22年12月16日教委訓令第8号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成26年4月1日教委訓令第2号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和元年7月17日教委訓令第2号)
(施行期日)
この訓令は、公布の日から施行する。
