○飯田市職員の旧姓使用の取扱いに関する訓令

平成15年2月28日

訓令第2号

飯田市職員

(趣旨)

第1条 この訓令は、互いに個性が尊重される働きやすい職場環境を整備するため、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等による改姓前の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、「職員」とは、常勤の一般職の職員(臨時的任用職員を除き、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第28条の5第1項に規定する短時間勤務の再任用職員を含むものとする。)をいう。

(旧姓使用の範囲)

第3条 職員が旧姓を使用することができるものは、次の各号のすべてに該当するものであって、おおむね別表第1に掲げるものとする。

(1) 法令上特別な効果を生じるおそれがなく、かつ、職員の同一性の確認が容易にできるもの

(2) 職務遂行上又は事務処理上誤解又は混乱を招くおそれのないもの

2 旧姓を使用することができないものは、前項に規定するもの以外のものであって、おおむね別表第2に掲げるものとする。

(旧姓使用の開始)

第4条 旧姓を使用しようとする職員は、飯田市職員服務規程第7条第1項第1号の規定による氏名住所等変更届の提出に併せて、旧姓使用届(様式第1号)を所属長を経由して市長に提出しなければならない。

2 市長は、前項の規定による書類の提出があったときは、旧姓使用届受理通知書(様式第2号)により、所属長を経由のうえ当該書類の提出をした職員(以下「旧姓使用職員」という。)に対し、受理した旨を通知する。

(旧姓使用の中止)

第5条 旧姓使用職員は、旧姓の使用を中止するときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を所属長を経由して市長に提出しなければならない。

2 前項の規定により旧姓使用中止届を提出した職員は、戸籍上の氏を改めた場合その他特段の理由がある場合を除き、再度旧姓使用の届出はできないものとする。

(旧姓使用職員名簿)

第6条 市長は、前2条の届出の内容を旧姓使用職員名簿(様式第4号)に記載し、保管する。

(職員及び所属長の責務)

第7条 旧姓使用職員は、旧姓の使用に当たり、常に市民又は職場に誤解又は混乱が生じないよう努めなければならない。

2 所属長は、所属職員の旧姓使用に当たり、適切な運用と公務の円滑な運営に努めなければならない。

(補則)

第8条 この訓令に定めるもののほか、職員の旧姓使用に関し必要な事項は人事課長が別に定める。

(施行期日)

1 この訓令は、平成15年3月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員で、旧姓の使用を希望する職員は、この訓令の施行の日から平成15年3月31日までの間に、旧姓使用届を所属長を経由して市長に提出することにより、旧姓の使用をすることができる。

(平成23年11月11日訓令第6号)

この訓令は、公布の日から施行する。

別表第1(第3条関係)

旧姓を使用することができるもの

1 単に氏名が記載されているもの及び対外的にも使用されるが法令上特別な効果を生じるおそれのないもの

(1) 職場での呼称

(2) 記章

(3) 名札

(4) 職員録

(5) 名刺

(6) 座席表

(7) 各種文書における担当者氏名

(8) メールアドレス

2 専ら組織内で使用される文書で、職員の同一性の確認が容易にできるもの

(1) 起案文書

(2) 決裁文書、供覧文書等に係る押印又はサイン

(3) 復命書

(4) 事務分担表

(5) 事務引継書

(6) 公務使用自家用車届

(7) 物品関係書類

(8) 被服貸与簿

(9) 永年勤続表彰等の被表彰者名

(10) 組織内公募に関する書類

3 職員の権利義務に係る文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、かつ、旧姓使用を原因とする係争のおそれのないもの

(1) 職務に専念する義務の免除を受けようとする際に任命権者に提出する書類

(2) 旅行命令書

(3) 管内旅行命令書

(4) 配車申請書

(5) 営利企業等従事許可申請書

(6) 営利企業等従事廃止届

(7) 時間外勤務等命令票

(8) 氏名、住所等変更届

(9) 扶養親族認定申請書

(10) 通勤届

(11) 住居届

(12) 勤務状況報告書

(13) 休暇承認票

(14) 当直勤務命令表

(15) 当直勤務交代承認申請書

(16) ボランティア活動計画書

(17) 育児休業関係書類

(18) 週休日勤務・振替休暇命令書(兼休日勤務・代休日指定書)

(19) 特殊勤務の状況報告、特殊勤務手当実績表

(20) 支出負担行為決議伝票その他の会計伝票類

4 その他法令上特別な効果を生じるおそれのないもの

(1) 研究論文等の発表、講演等

(2) 所属長が適当と認める軽易な文書等

別表第2(第3条関係)

旧姓を使用することができないもの

1 職員の身分等に関する文書で、法令上特別な効果を生じるおそれのあるもの

(1) 人事通知書

(2) 宣誓書

(3) 退職願

(4) 処分関係書類

(5) 職員台帳

(6) 身分証明書その他の職員の身分を示す証明書

(7) 身元保証書

(8) 在職証明書

2 職員の権利義務に係る文書等で、法令上特別な効果を生じるおそれのあるもの

(1) 昇給通知書、給与支給明細書等別表第1の3に定めるもの以外の給与又は報酬関係の書類

(2) 共済組合関係書類

(3) 公務災害関係書類

(4) 交通事故等報告書

3 公権力の行使等対外的な行政行為に係るもの

許認可、徴税等法令に基づく行政処分に関する文書等

4 私人との法律上の関係を発生させるもの

契約書、入札執行関係書類、協定書等の書類

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飯田市職員の旧姓使用の取扱いに関する訓令

平成15年2月28日 訓令第2号

(平成23年11月11日施行)