○飯田市立小・中学校特定個人情報取扱要領

平成28年9月20日

教委訓令第2号

小学校及び中学校

(趣旨)

第1条 この要領は、行政手続における特定の個人を識別する番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)飯田市個人情報保護条例(平成17年飯田市条例第16号)及び飯田市個人番号の利用等に関する条例(平成27年飯田市条例第33号。以下「番号利用条例」という。)(以下「法令等」と総称する。)に基づき、飯田市立の小学校及び中学校(以下「小中学校」という。)における特定個人情報の適正な取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要領において用いる用語の例は、法令等において用いる用語の例による。

(個人番号を取り扱う事務の範囲)

第3条 小中学校における個人番号関係事務の範囲は、次の表に掲げるとおりとする。

職員に係る個人番号関係事務

給与所得又は退職所得の源泉徴収票作成事務

雇用保険法(昭和49年法律第116号)の規定に基づく届出事務

地方公務員災害補償法(昭和42年法律第121号)の規定に基づく請求に関する事務

健康保険法(大正11年法律第70号)及び厚生年金保険法(昭和29年法律第115号)の規定に基づく届出事務

租税特別措置法(昭和32年法律第26号)に基づく財産形成住宅貯蓄及び財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務

職員の配偶者等に係る個人番号関係事務

国民年金法(昭和34年法律第141号)の規定に基づく第三号被保険者の届出事務

職員その他の個人に係る個人番号関係事務

報酬、料金等の支払調書作成事務

配当及び剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務

不動産の使用料等の支払調書作成事務

不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

(取り扱う特定個人情報の範囲)

第4条 前条の個人番号関係事務において、個人番号と関連付けて管理されるものは、次に掲げるものとする。

(1) 職員又は職員以外の個人から、番号法第16条に基づく本人確認の措置を実施する際に提示を受けた個人番号カード、通知カードその他の本人確認書類及びこれらの写し

(2) 税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え

(3) 法定調書を作成するうえで、職員又は職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等

(4) 前3号に規定するもののほか、個人番号と関連付けて保存される情報であって、個人番号関係事務を行うために必要な限度で市長が認めるもの

(保護管理者)

第5条 特定個人情報の適正な取扱いについて組織的に対応するため、小中学校に保護管理者を置き、校長をもって充てる。なお、校長に事故があるときは、あらかじめ校長が指名したものが、その職務を代理する。

2 保護管理者は、小中学校における特定個人情報の管理に関する事務を掌理する。

3 保護管理者は、学校事務に係る特定個人情報の適正な管理について責任を負うとともに、特定個人情報の保護に関し、所属職員を指揮監督する。

(事務取扱担当者)

第6条 特定個人情報を取り扱う職員(以下、「事務取扱担当者」という。)は、小中学校の事務職員とし、その役割は、特定個人情報の収集、保管及び廃棄とする。

(監督及び引継)

第7条 保護管理者は、特定個人情報が法令等に基づき、適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して、必要かつ適切な監督を行う。

2 事務取扱担当者が変更となった場合は、従前の事務取扱担当者は、新たに事務取扱担当者になる者に対して、確実に引継ぎを行い、保護管理者は当該引継ぎが適正に行われたか否かについて確認する。

(記録媒体の管理等の場所)

第8条 特定個人情報を含む文書又は媒体を保管する場所は、施錠等を行うことができる事務室とする。

(取扱状況を確認する手段の整備)

第9条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段として、次に掲げる事項等を記載した特定個人情報管理台帳を作成することとする。

(1) 特定個人情報ファイルの種類及び名称

(2) 利用目的

(3) 収集、保管、利用、提供及び廃棄の状況

(4) 事務取扱担当者

(記録媒体を取り扱うことができる場所)

第10条 特定個人情報等を含む文書又は媒体を取り扱うことができる場所は、第8条に規定する事務室内とする。

(教育研修)

第11条 保護管理者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(事故への対応)

第12条 事務取扱担当者は、特定個人情報を含む文書の盗難、紛失若しくは不適正な持ち出し又は特定個人情報に係る漏えい、虚偽記載、改ざん若しくは不適正な消去(以下第3項において「特定個人情報の漏えい等」という。)が発生した場合には、直ちに保護管理者に報告する。

2 前項の報告を受けた保護管理者は、直ちに事実関係を調査した上で、飯田市教育委員会へ報告するとともに、被害の拡大防止及び復旧等のために必要な措置を講ずる。

3 保護管理者は、特定個人情報の漏えい等が発生した場合は、事故の内容、影響等に応じて、当該特定個人情報の漏えい等に係る特定個人情報の対象者本人への対応等の措置を講ずる。

4 保護管理者は、前項の措置を講じた後、速やかに事故の原因を調査し、再発防止対策を講ずるとともに、これらの内容について飯田市教育委員会へ報告する。

(点検の実施)

第13条 保護管理者が指名する者は、特定個人情報の適正な管理の状況について、定期又は随時に点検を行う。

2 保護管理者が指名する者は、前項の点検結果を確認し、事務取扱担当者所属職員に必要な助言及び指導を行い、点検結果について保護管理者へ報告する。

3 報告を受けた保護管理者は、点検の結果、特定個人情報の管理に改善すべき点があると認めるときは、改善の措置を講ずるものとする。

4 第1項に規定する点検を実施した場合において、飯田市教育委員会が必要と認めるときは、当該点検に係る点検結果等について保護管理者に対して報告を求めることができる。

この要領は、公布の日から施行する。

飯田市立小・中学校特定個人情報取扱要領

平成28年9月20日 教育委員会訓令第2号

(平成28年9月20日施行)