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【提言】市役所からの電話着信について

ページID:0077475 印刷用ページを表示する 掲載日:2020年12月21日更新

やらまいか提言箱にいただいた提案内容と回答を紹介します

提言

 先日、18:30頃に市役所の番号から着信があり、折り返しかけましたが「どこの部署か分からない」と言われました。
 その後も待っていましたがかかってくることはありませんでした。
 私が留守番電話の設定をしていないのもあるとは思いますが、部署ごとに電話番号があれば、電話する際はその番号を使うように徹底してください。

市からの回答

 この度は、やらまいか提言に貴重なご意見をお寄せいただき、ありがとうございました。
 市役所代表電話番号から発信した部署が不明のため、ご迷惑をおかけしましたこと、お詫びいたします。
 飯田市役所には部署ごとの固定電話番号はないため、庁舎内からの架電は代表番号(0265-22-4511)から発信されます。従いまして、職員が携帯電話等に架電した際につながらず、さらにメッセージも残せない場合は、ご指摘のように着信履歴からどの部署から発信したものか判別ができません。
 市ではこうした場合、折り返しご連絡をいただいた際にできるだけ円滑な取り次ぎができるように、架電した職員から総務文書課(開庁時間外は当直者)に報告をすることとしています。
総務文書課は、架電先の電話番号と氏名及び架電した職員の氏名と内線番号等をリスト化し、電話交換手に伝え、折り返しのご連絡に備えています。なお、このリストは開庁時間外にも対応できるように当直勤務者へ引き継いでいます。
ご指摘いただいた状況から鑑みますと、架電した職員からの当直者への報告ができていなかったものと思われます。改めて職員に周知し、報告が徹底されるよう努めます。

案内

回答の担当課 

総務文書課