(趣旨)

第1条　この訓令は、飯田市が行う電子契約の事務処理について、必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(対象とする契約)

第3条　電子契約の対象とする契約は、飯田市の締結する契約であって、次に掲げるものとする。ただし、法令等の規定により紙で契約書を作成する義務がある契約、契約履行後における契約書の保存年限について10年を超える期間を定めた契約、自動更新条項付契約その他の電子契約によることが適当でないと運用管理者が認めるものを除く。

(運用管理者)

第4条　運用管理者は、デジタル推進課長及び財政課長をもってこれに充てる。

(承認者)

第5条　承認者は、運用管理者が指定した課等(飯田市組織規則(平成13年飯田市規則第9号)第2条第2号の課等をいう。以下同じ。)に置くこととし、当該課等の所属長又は所属長が指定する職員をもってこれに充てる。

(アカウント等の取扱い)

第6条　アカウントは、運用管理者が設定し、前条の課等ごとに付与する。

(電子メール等の確認)

第7条　契約の相手方が、電子契約を希望するか否かの確認は、次の各号に掲げる場合に応じ、それぞれ当該各号に定める方法によるものとする。

(電子契約書のアップロード)

第8条　担当者は、次の手順により電子契約書のサービス提供事業者への送信(以下「アップロード」という。)を行う。

(契約内容の確認)

第9条　承認者は、前条の規定により担当者が電子契約書をアップロードしたときは、速やかに電子契約書の内容及び契約の相手方の電子メールアドレスを確認し、及び承認する。

(契約の締結)

第10条　担当者は、前条の規定による承認者の確認及び承認を経て、電子契約書に電子契約サービスによるタイムスタンプ及び電子署名を付与する。

(管理名称)

第11条　電子契約を行う契約については、電子契約サービスにより契約ごとに管理するための名称(次項において「管理名称」という。)を付すものとする。

(電子契約の履歴管理)

第12条　担当者は、電子契約管理簿(様式第2号)により、電子契約の履歴を管理しなければならない。

(契約内容の修正)

第13条　担当者は、電子契約による契約内容の修正の必要が生じたときは、契約書一式を差し替えるものとする。

(変更契約)

第14条　担当者は、電子契約による契約の変更(以下この条において「変更契約」という。)の必要が生じたときは、当該変更契約に係る契約書一式により契約を締結する。

(契約の解約又は契約の解除)

第15条　担当者は、契約の解約又は契約の解除をすることとなったときは、電子契約管理簿にその旨を記載する方法により、当該契約の履歴を管理する。

(決裁に必要な書類)

第16条　主管課は、支出負担行為、支出命令等を行う際に、電子契約書の写し(電子契約書を印刷したものをいう。次項において同じ。)を支出伝票等に添付するものとする。

(電子契約書ファイル等の保存について)

第17条　主管課は、飯田市文書管理規程(昭和46年飯田市訓令第18号)の定めるところにより、サービス提供事業者から受信した電子契約書ファイル(電子契約書の磁気的記録をいう。)及び電子契約書の写しを保存しなければならない。

(補則)

第18条　この訓令に定めるもののほか、電子契約に関し必要な事項は、運用管理者が別に定める。