○飯田市文書管理規程
昭和46年8月20日
訓令第18号
本庁、出先機関全般
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 収受及び配布(第10条―第16条)
第3章 事務の処理
第1節 通則(第17条―第19条)
第2節 起案(第20条―第22条)
第3節 審査(第22条の2・第22条の3)
第4節 合議(第23条―第27条)
第5節 決裁(第28条・第29条)
第4章 施行
第1節 通則(第30条―第35条)
第2節 削除
第3節 発送(第37条―第40条)
第5章 保管(第41条―第48条)
第6章 保存(第49条―第53条)
第7章 廃棄(第54条―第58条)
第8章 雑則(第59条・第60条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、事務処理の標準化と合理化を図るため、別に定めのあるもののほか、文書の管理に関し必要な事項を定めることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、事務を処理するために作成される書類、電報、電話又は口頭による事項を記録したもの及び図面その他の資料等各種の記録(電磁的記録(電子的方式、電気的方式その他の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)の全てをいう。
2 この規程において「電子署名」とは、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定するものをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。
2 文書は、情報公開制度及び個人情報保護制度が円滑に運用されるよう適切に管理されなければならない。
(文書の規格)
第3条の2 文書の規格は、原則として日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)とする。ただし、次の各号に掲げる特別な文書を除く。
(1) 法令その他市以外の機関が定めた様式の文書
(2) 伝票、地図、図面、写真、表彰状、免許状、許可証、身分証明書、カードその他の特定の用紙規格を必要とする文書
(3) その他A4判とすることが不可能、不適切又は困難であると認められる文書
(文書主管課)
第4条 文書及びこれに付随する物品の収発並びに完結文書の保存事務は、総務文書課長が総括管理する。
2 総務文書課長は、各課等(飯田市組織規則(平成13年飯田市規則第9号。以下この項及び次条において「組織規則」という。)第2条第2号に規定する課等、飯田市立病院の組織及び事務分掌に関する規則(平成16年飯田市規則第20号。次条において「病院組織規則」という。)第2条の3の規定により市立病院事務局に置かれる課及び組織規則第12条に規定する会計課をいう。以下同じ。)の文書事務の取扱い状況を随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導するものとする。
(文書取扱責任者)
第5条 文書事務の適正かつ円滑な処理を図るため各課等に文書取扱責任者を置き、課長等(組織規則第8条第2項に規定する課等の長、病院組織規則第4条第1項第11号に規定する課長及び組織規則第14条第1項に規定する会計課長をいう。以下同じ。)が指名した者をもって充てる。ただし、課長等が必要と認めたときは、各課等の出先機関にも文書取扱責任者を1人置き、当該出先機関の長をもって充てることができる。
2 課長等は、前項の規定により文書取扱責任者を指名したとき、又はこれに異動があったときは、速やかに総務文書課長に通知しなければならない。
3 文書取扱責任者は、上司の指示を受けて各課等における次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書件名簿、受付印、回覧印等の管理に関すること。
(3) 課内の文書の審査に関すること。
(4) ファイル基準表の作成及び修正に関すること。
(5) ファイリングキャビネット(以下単に「キャビネット」という。)内保管文書の維持管理に関すること。
(6) 電磁的記録の保管及び保存に関すること。
(7) 保管文書の移替え及び引継ぎ並びに廃棄に関すること。
(8) 図書の整理保存に関すること。
(9) 総合行政ネットワーク文書(総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。以下同じ。)の送信及び受信並びに電子署名に関すること。
(10) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
(文書管理の帳票等)
第6条