○飯田市文書管理規程

昭和46年8月20日

訓令第18号

本庁、出先機関全般

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 収受及び配布(第10条―第16条)

第3章 事務の処理

第1節 通則(第17条―第19条)

第2節 起案(第20条―第22条)

第3節 審査(第22条の2・第22条の3)

第4節 合議(第23条―第27条)

第5節 決裁(第28条・第29条)

第4章 施行

第1節 通則(第30条―第35条)

第2節 削除

第3節 発送(第37条―第40条)

第5章 保管(第41条―第48条)

第6章 保存(第49条―第53条)

第7章 廃棄(第54条―第58条)

第8章 雑則(第59条・第60条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、事務処理の標準化と合理化を図るため、別に定めのあるもののほか、文書の管理に関し必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において「文書」とは、事務を処理するために作成される書類、電報、電話又は口頭による事項を記録したもの及び図面その他の資料等各種の記録(電磁的記録(電子的方式、電気的方式その他の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)の全てをいう。

2 この規程において「電子署名」とは、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定するものをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整備して事務能率の向上に役立つよう処理しなければならない。

2 文書は、情報公開制度及び個人情報保護制度が円滑に運用されるよう適切に管理されなければならない。

(文書の規格)

第3条の2 文書の規格は、原則として日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)とする。ただし、次の各号に掲げる特別な文書を除く。

(1) 法令その他市以外の機関が定めた様式の文書

(2) 伝票、地図、図面、写真、表彰状、免許状、許可証、身分証明書、カードその他の特定の用紙規格を必要とする文書

(3) その他A4判とすることが不可能、不適切又は困難であると認められる文書

(文書主管課)

第4条 文書及びこれに付随する物品の収発並びに完結文書の保存事務は、総務文書課長が総括管理する。

2 総務文書課長は、各課等(飯田市組織規則(平成13年飯田市規則第9号。以下この項及び次条において「組織規則」という。)第2条第2号に規定する課等、飯田市立病院の組織及び事務分掌に関する規則(平成16年飯田市規則第20号。次条において「病院組織規則」という。)第2条の3の規定により市立病院事務局に置かれる課及び組織規則第12条に規定する会計課をいう。以下同じ。)の文書事務の取扱い状況を随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導するものとする。

(文書取扱責任者)

第5条 文書事務の適正かつ円滑な処理を図るため各課等に文書取扱責任者を置き、課長等(組織規則第8条第2項に規定する課等の長、病院組織規則第4条第1項第11号に規定する課長及び組織規則第14条第1項に規定する会計課長をいう。以下同じ。)が指名した者をもって充てる。ただし、課長等が必要と認めたときは、各課等の出先機関にも文書取扱責任者を1人置き、当該出先機関の長をもって充てることができる。

2 課長等は、前項の規定により文書取扱責任者を指名したとき、又はこれに異動があったときは、速やかに総務文書課長に通知しなければならない。

3 文書取扱責任者は、上司の指示を受けて各課等における次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書件名簿、受付印、回覧印等の管理に関すること。

(3) 課内の文書の審査に関すること。

(4) ファイル基準表の作成及び修正に関すること。

(5) ファイリングキャビネット(以下単に「キャビネット」という。)内保管文書の維持管理に関すること。

(6) 電磁的記録の保管及び保存に関すること。

(7) 保管文書の移替え及び引継ぎ並びに廃棄に関すること。

(8) 図書の整理保存に関すること。

(9) 総合行政ネットワーク文書(総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。以下同じ。)の送信及び受信並びに電子署名に関すること。

(10) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(文書管理の帳票等)

第6条 文書管理に必要な帳票は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 令達件名簿 (様式第1号)

(2) 議案件名簿 (様式第2号)

(3) 文書件名簿 (様式第3号)

(4) 親展、書留受付簿 (様式第4号)

(5) 削除

(6) 起案用紙甲 (様式第6号)

(7) 削除

(8) 起案用紙乙 (様式第8号)

(9) 削除

(10) 口頭電話記録用紙 (様式第10号)

(11) 削除

(12) 料金後納郵便差出票 (様式第12号)

(13) 削除

(14) 自治振興センター現金送達簿 (様式第14号)

(15) ファイル基準表(様式第15号)

(16) 所在カード(様式第16号)

(17) 削除

(18) 削除

(19) 削除

(20) 保存文書借覧表 (様式第20号)

2 文書の収受及び発送に使用する印は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 受付印 (様式第21号)

(2) 回覧印 (様式第22号)

(3) 後閲印 (様式第23号)

(4) 料金後納印 (様式第24号)

(文書の種類)

第7条 文書のうち例規文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 訓令 庁内一般又は特定の部課に対して事務処理又は一般事項について令達するもの

(4) 庁訓 庁内一般に告知又は指示するもの

(5) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づき一般に周知させるため公示するもの

(6) 公告 一定の事項を特定の多数人又は一般に周知させるために公示するもの

(7) 達 法令の根拠により特定の個人又は団体に指示命令するもの

(8) 指令 特定の個人又は団体からの申請、願出等に対して処分の意思を表示するもの

2 前項以外の文書(以下「一般文書」という。)の種別は、おおむね次のとおりとする。

(1) 上申 上司又は権限を有する他の行政機関に対し意見又は事実を述べるもの

(2) 副申 上司又は権限を有する他の行政機関に対し進達する文書に意見を添えるもの

(3) 申請 団体若しくは個人が行政機関に、又は行政機関が権限を有する他の行政機関に対して許可、認可等の行為を請求するもの

(4) 照会 相手方に対し事実、意見等の行為を請求するもの

(5) 回答 協議又は照会に対し答えるもの

(6) 通知 相手方に事実を知らせるもの(依頼、送付を含む。)

(7) 報告 上司又は他の行政機関に対し事実、経過等を通報するもの

(8) 進達 個人、団体等から受理した書類その他の物件を上司又は他の行政機関へ差し出すもの

(9) 通達 行政機関が他の行政機関に、又は上司が所属職員に対し法令の解釈、運用の方法、執務執行の目的等を指示し、その他一定の行為を達するもの

(10) 伺 上司又は他の行政機関に対し、軽易な行為を請求するもの

(11) 届 上司又は他の行政機関に対し、一定の事項を届け出るもの

(12) 証明 特定の事実又は法律関係の存在を公に証するもの

(13) 復命 上司から命ぜられた用務の結果その他を報告するもの

(14) 辞令 任命、給与等職員の身分に関し命令するもの

(15) 議案 地方公共団体の議会において議決すべき案件となるもの

(16) その他 前各号以外の勧告、諮問、答申、事務引継書、挨拶文、契約、請願、訴願関係文、表彰文、請求書、受領書、申込書、見積書、納入通知書、委任状その他の文書

(文書処理の年度)

第8条 文書処理に関する年度は、原則として4月1日から翌年3月31日までの会計年度とし、例規文書(達及び指令は除く。)及び議案は暦年とする。

(記号、文書番号等)

第9条 文書には、別に定めのあるもののほか、次の各号により年度、記号及び文書番号を付さなければならない。

(1) 年度は事案の属する文書処理の年度の数字を、記号は市名及び各課等又は出先機関の名称の略記号を、文書番号は文書処理の年度ごとに起こす順位番号を用いるものとする。

(例示 20飯財第21号)

(2) 同一事件に属する往復文書は、その事案が完結するまで同一番号を用いなければならない。この場合、照会、通知を発するごとに「の2、の3」等の枝番号をつけることができる。

2 前項の規定にかかわらず、例規文書及び市議会に提出する議案については、次の各号に掲げるところにより処理する。

(1) 条例、規則、訓令、庁訓、告示及び公告にあっては、市名及び例規の種別を表示し、文書番号はそれぞれ公布の日又は発する日の属する暦年による順位番号を用いるものとする。

(例示 飯田市条例第5号 飯田市告示第11号)

(2) 達及び指令にあっては、市名、例規の種別、年度並びに市名及び各課等又は出先機関の名称の略記号を表示し、文書番号は前項に規定する一般文書の例による。

(例示 飯田市指令20飯都第10号)

(3) 市議会に提出する議案にあっては、議案又は報告の表示をし、文書番号はそれぞれ市議会に提出する日の属する暦年による順位番号を用いるものとする。

(例示 議案第3号)

(4) 第1号及び第3号の規定による順位番号は、総務文書課長が令達件名簿又は議案件名簿によって毎年1月1日から起こすものとする。

第2章 収受及び配布

(到着文書の処理)

第10条 到着した文書及び物品は、総務部総務文書課(以下「総務文書課」という。)において収受し、次の各号により処理しなければならない。

(1) 親展、書留の表示のあるもの、その他秘密の取扱いを要する旨の表示のあるものは、開封せずに親展、書留受付簿に登載し、当該事務を所管する各課等(以下「所管課」という。)の文書取扱責任者に配布し受領印を受ける。

(2) 前号に掲げるもの以外の文書及び物品は、開封又は開披をせず、当該文書又は物品を届けるべき担当部署の文書棚へ入れるものとする。ただし、電報、速達等急を要するもの及び文書棚へ入らない物品等については、直ちに名宛人に到着するよう総務文書課において適切な処置を講じなければならない。

(3) ファクシミリを使用して受信した文書は、紙に印刷し文書棚へ入れるものとする。

(4) 電子メールを使用して受信した文書は、文書の宛先及び件名から所管課を判断し、当該所管課の文書取扱責任者宛電子メールを使用して転送する。

2 次に掲げる文書は、前項の規定にかかわらず、直接各所管課で収受することができる。

(1) 一時に多数を収受する事務上の調査又は報告

(2) 窓口において多数を処理する事務に係る申請書、届出書等

(3) ファクシミリ又は電子メールを使用して受信する文書

(直接受領文書の取扱い)

第11条 総務文書課以外の部署において前条第1項第1号に規定する文書を直接受領したときは、開封せず速やかに総務文書課へ回付しなければならない。

(執務時間外到着文書の取扱い)

第12条 執務時間外に到着した文書及び物品は、飯田市職員服務規程(昭和45年飯田市訓令第6号)に定めるところにより当直者がこれを収受する。

(事故文書の処理)

第13条 料金が不足し、又は未納である郵便物は、発信者が官公署であるとき、又は必要と認められるものに限って、その不足し、又は未納である料金を納付して収受することができる。

2 誤送されてきた文書は、正当な宛先に転送し、又は郵便局に返送する等適切な措置を講ずるものとする。

3 返送されてきた文書は、返送の理由を明示して所管課へ送付するものとする。

(到着文書の配置)

第14条 第10条の規定により収受した文書及び物品は、緊急を要するものを除き、原則として1日1回午前11時までに文書棚へ配置する。

2 到着文書のうち、出先機関からの対内文書については、到着の都度文書棚へ配置するものとする。

(配布文書の取扱い等)

第15条 文書取扱責任者は、勤務時間中文書棚の文書の有無を確認し、文書を収受した場合には、次の各号に掲げる処理をしなければならない。

(1) 文書を開封して文書の余白に受付印を押し、文書件名簿に登載する。ただし、軽易な願又は届書、定期刊行物、儀礼上の書簡文、挨拶文等軽易と認められる文書については、文書件名簿への登載を省略することができる。

(2) 受付の終了した文書は、回覧印を押し、課長等の閲覧に供さなければならない。

2 各所管課においてファクシミリ又は電子メールを使用して受信した文書は、紙に印刷し、前項第1号及び第2号に規定する処理を行うものとする。ただし、文書取扱責任者においてその処理が不要であると認める文書については、この限りでない。

3 文書取扱責任者は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 電子署名が付与されている場合は、当該電子署名の検証を行うこと。

(2) 形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知を発信者に対し、それぞれ通知すること。

4 前項第2号の規定により総合行政ネットワーク文書の受領通知を行った場合は、当該文書の内容を紙に出力し、及び総合行政ネットワーク文書である旨を明記して第1項第1号及び第2号に規定する処理を行うものとする。

5 課長等は、閲覧後その処理について特に指示の必要があると認めた文書については、必要とする係へ指示を与え文書を回付するものとする。

(誤配文書の返送)

第16条 総務文書課から送付を受けた収受文書で他の課に属するものがあるときは、当該課へ直送することなく直ちに総務文書課へ返送しなければならない。

第3章 事務の処理

第1節 通則

(事務処理の原則)

第17条 事務の処理は、文書によって行い、課長等が中心となり事務発生後直ちに着手し、即日処理することを原則とする。

2 課長等は、前項の規定により遅滞なく処理案を作成し、上司へ回議又は回覧するとともに、当該事務の発生から施行に至るまでその処理状況を明確に把握し、絶えず事務の迅速な処理に留意しなければならない。

3 回答、報告等を要する文書で期日の指定があるものは、必ずその期日内に到着するよう手配し、その期日内に完了することができないと認められるときは、あらかじめその理由を付して期日の変更又は猶予を求めるものとする。

(文書件名簿)

第18条 文書件名簿は、文書処理の経過を明らかにすることを目的とする。

2 課長等は、文書件名簿を随時査閲し、事務処理の状況を把握するとともに、処理の遅延しているもの等について適切な指示を所管する係へ与えなければならない。

(緊急又は重要文書の処理)

第19条 文書中緊急を要するもので上司の指示によりその処理を明らかにすべきであると認めたもの又は特に重要な事項であると認めたものは、課長等がその文書を携行して上司の指示を受けなければならない。

第2節 起案

(起案)

第20条 事務処理の発議は、別に定めのあるものを除き、起案用紙甲により行うものとする。

2 前項に規定する起案は、次の事項に留意して作成しなければならない。

(1) 起案文書は、原則として1事案につき1起案とする。ただし、事務の発生理由、文書の保存年限等が同一の場合は、「第2案」、「第3案」等の順位により処理することができる。

(2) 起案文書には、件名を標記し、起案理由、内容説明、根拠法令、予算措置、施行の方法その他参考事項を記載し、関係文書又は資料を添えなければならない。ただし、定例又は軽易なものにあっては、その一部を省略することができる。

(3) 文書は、次に掲げる告示及び別に定める公用文の書き方により平易、簡明かつ正確に記載しなければならない。

 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)

(4) 合議を要するものについては、起案用紙の合議欄に関係する部署の長の名称を順次記入する。

(5) 決裁後供覧を要するものについては、起案用紙の供覧欄に関係する部署の長の名称を順次記入する。

(6) 飯田市事務処理規則(昭和56年飯田市規則第13号。以下「事務処理規則」という。)の規定により市長、副市長、部長等の決裁を要しない起案文書は、その決裁欄を専決内容により斜線で抹消するものとする。

(7) 起案文書には、文書番号、第1ガイド名、保存年限、公開区分、当該文書を非公開とする場合(一部を非公開とする場合を含む。)は非公開とする部分、期限及び根拠、決裁区分並びに起案年月日を必ず記入しなければならない。

(8) 起案した際は、文書件名簿に登載する。ただし、定例又は軽易と認められる起案については、文書件名簿への登載を省略することができる。

(軽易又は定例的な文書の処理)

第21条 前条の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める手続により処理することができる。

(1) 軽易な照会、回答、通知等又は定例的なもの 起案用紙乙を用い、又は当該照会文書、回答文書若しくは通知文書等の余白に処理案を朱書して起案する。

(2) 定例的な事案で所定の様式のあるもの 当該帳票等を用いて起案する。

(3) 口頭又は電話による照会、回答、通知等で重要なもの 口頭電話記録用紙を用いて処理する。

(秘密又は緊急事案の処理)

第22条 秘密又は緊急を要する事案は、通常の手続によらず上司の指示を受けて適宜処理することができる。ただし、事後の処理について正規の手続をとらなければならない。

第3節 審査

(文書の審査)

第22条の2 課長等及び当該事案を担任する係長は、事案の決裁が適正かつ円滑に行われるよう、第20条第2項各号に掲げる事項について、起案文書を審査しなければならない。

(修正及び改案)

第22条の3 審査の結果、軽微な修正にとどまるものは修正し、事案の本質的修正を要するもの又は改案を要するものは起案者に返付し、その旨を指示するものとする。

第4節 合議

(合議文書の順序及び処理)

第23条 合議文書は、あらかじめ関係課と十分協議の上起案し、次の順序により決裁を受けなければならない。

(1) 同一部局内で他の課と関係のあるものは、所管する課長等の決裁を得て関係課へ合議すること。

(2) 他の部局と関係のあるものは、所管する部局の長の決裁を得て他の部局へ合議すること。

2 前項の合議した事件について関係課の意見が異なるときは、互いに協議し、なお双方の意見が一致しないときは、起案した課は双方の意見を具して上司の指揮を受けなければならない。

(同時合議)

第24条 事案が複雑で緊急を要し、又は合議先が多い場合には、前条の規定にかかわらず、関係課との会議を持ち同時に合議することができる。

(持ち回り合議)

第25条 合議文書で緊急に処理を要するもの若しくは秘密を要するもの又は重要なもので特に説明を要するもの等にあっては、所管課が持ち回りにより合議することができる。

(合議文書の後閲)

第26条 合議に係る上司(決裁権者(事務処理規則第3条第2項に規定するものをいう。以下同じ。)を除く。)が不在で、かつ、合議が急を要する場合、当該上司の不在が長期を要する場合等特にやむを得ない場合に限り、当該上司の合議欄に後閲印を押し次の合議者へ回付することができる。

2 前項の後閲については、上司の登庁の際当該文書を速やかに後閲に供さなければならない。

(合議の特例)

第27条 次の各号に掲げる文書は、当該各号に掲げる課長等に合議しなければならない。

(1) 議会に提出する議案 総務文書課長

(2) 第7条第1項に規定する例規文書(達及び指令を除く。) 総務文書課長

(3) 法令の解釈及び運用の方法に関する事案 総務文書課長

(4) 市長決裁を受ける行政処分案 総務文書課長

(5) 情報公開条例の規定に基づく公開に関する決定 総務文書課長

(6) 飯田市個人情報保護条例(平成17年飯田市条例第16号)の規定に基づく開示請求、訂正請求又は利用停止請求に関する決定 総務文書課長

(7) 市長決裁を受ける契約案 財政課長

(8) 市長決裁を受ける人事案 人事課長

(9) 市長名をもってする陳情及び請願 秘書課長

(10) 市長名をもって発する式辞、挨拶、表彰等に関する事案(例文的なものは除く。) 秘書課長

(11) 新聞等により広報の必要のある事案 広報ブランド推進課長

(12) 庁議(飯田市庁議規程(平成18年飯田市訓令第2号)第2条に規定するものをいう。)に付議する事案 企画課長

(13) 地方自治法第179条及び第180条の規定による専決処分案 総務文書課長

2 前項第2号に規定する例規文書のうち条例、規則等重要な事案について総務文書課長が合議を受けたときには、例規審査委員会の審査に付さなければならない。

3 第7条第1項に規定する例規文書のうち、次に掲げるものについては、起案者の属する部等(飯田市部等設置条例(昭和56年飯田市条例第28号)に規定する部等をいう。)に置かれる法務主事に合議するものとする。

(1) 条例

(2) 規則

(3) 訓令

(4) 規程形式の告示又は規程形式の公告

第5節 決裁

(決裁区分)

第28条 決裁は、市長決裁、副市長決裁、部長決裁及び課長決裁とし、その区分は、事務処理規則に定めるところによる。

(決裁年月日)

第29条 決裁済文書(以下「原議書」という。)には、決裁権者又はその決裁を受けた者が決裁年月日を記入するものとする。ただし、市長決裁及び副市長決裁にあっては、秘書課において記入する。

2 前項の記入を行った場合は、文書件名簿に決裁年月日を登載するものとする。

第4章 施行

第1節 通則

(施行の原則)

第30条 文書は、全て上司の決裁を受けた後施行する。

(例規文書等の施行)

第31条 例規文書(達及び指令を除く。)及び市議会に提出する議案の施行は、総務文書課長が行うものとする。

(施行番号)

第32条 文書の施行番号は、当該事案について第9条に規定する順位番号とする。

(発信者及び宛先名)

第33条 施行文書の発信者名は、市長名(委任に基づくものは受任者名)を用いる。ただし、次の各号に該当する文書は、当該各号に定める発信者名をもってすることができる。

(1) 軽易な事件の周知に属する文書又は庁名をもって発することを適当とする文書 市役所名又は施設名

(2) 特に定めのあるものを除く対内文書 部長又は課長名。この場合において、職名のみを用い氏名を省略することができる。

(3) 前号の場合において依命通達を行うとき 副市長又は部長名

(4) 対外文書のうち部課長宛の照会、回答文書又は軽易な文書 部長、課長又は施設長名

2 宛先名は、発信者名と対応するよう職名のみを用いるときは職名を、職氏名を用いるときは職氏名を記載するものとする。

(公印及び契印)

第34条 施行文書には、飯田市公印規則(昭和46年飯田市規則第43号)に定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、対内文書又は軽易な内容で大量に及ぶ文書等については、公印及び次項の契印を省略することができる。

2 施行文書は、施行の確認をするため、原議書と契印しなければならない。

(施行年月日の記入及び登載)

第35条 文書の施行を行った際は、原議書に施行年月日を記入し、文書件名簿に施行年月日を登載する。

第2節 削除

第36条 削除

第3節 発送

(発送の方法)

第37条 文書の発送は、次の各号に掲げる方法により行う。

(1) 郵送

(2) 自治振興センター送達

(3) 本庁所管区域内送達

(4) ファクシミリ

(5) 電子メール

2 郵送は、料金後納郵便を原則として午後3時15分を発送締切り時間とする。ただし、これによりがたい理由のあるときは、総務文書課に申し出て発送することができる。

3 自治振興センター送達は、自治振興センター(飯田市地域自治区の設置等に関する条例(平成18年飯田市条例第42号)に規定するものをいう。ただし、橋北自治振興センター、橋南自治振興センター、羽場自治振興センター、丸山自治振興センター及び東野自治振興センターを除く。以下同じ。)に対し送達する文書、物品、現金等を対象とし、発送の締切りの時間は、前日の午後5時とする。

4 本庁所管区域内送達は、橋北自治振興センター、橋南自治振興センター、羽場自治振興センター、丸山自治振興センター及び東野自治振興センターの所管区域に居住する市民に配布する広報紙等を対象として、1日並びに1月及び8月以外の月の15日(当該日が火曜日以外の場合又は飯田市の休日を定める条例(平成元年飯田市条例第40号)第1条第1項に規定する市の休日(以下この項において「休日」という。)の場合は、当該日の直前の火曜日とし、当該直前の火曜日が休日に該当する場合は、その日の前日)に行うものとし、その手順は、次の各号に定めるところによるものとする。

(1) 本庁所管区域内送達を行おうとする日の前日(当該日が休日の場合は、当該日前の当該日に最も近い休日以外の日。以下次号において同じ。)の2週間前までに、配布する文書の見本を添付して書面により総務文書課長に本庁所管区域内送達を行いたい旨を申し出、総務文書課長の承認を受けること。

(2) 前号の規定による承認を受けた後、本庁所管区域内送達を行おうとする日の前日までに総務文書課長が指定する場所に配置すること。

5 ファクシミリ又は電子メールによる文書の発送は、次の各号のいずれかに該当する場合に行うことができる。ただし、機密性の確保が必要な文書は、電子メールで発送してはならない。

(1) 軽易な内容の文書を発送する場合で、次のいずれかに該当するとき。

 ファクシミリ又は電子メールにより発送することについてあらかじめ相手方の同意を得たとき。

 ファクシミリ又は電子メールにより発送することについて相手方から要請のあつたとき。

(2) 早急に相手方に文書による通知を行う必要がある場合

(3) 市の機関相互間又は職員相互間で文書を送付する場合

6 総合行政ネットワーク文書の発送は、地方公共団体相互間又は地方公共団体及び国との間で文書を送付する場合であって、次の各号のいずれかに該当するときに行うものとする。

(1) 機密性及び正確性の確保が必要な文書を送付する場合

(2) 電子署名を付与する文書を送付する場合

(料金節減の取扱い等)

第38条 文書を発送するときは、定形郵便規格、市内特別郵便、小包、同一宛先文書の合封等各種の取扱いを比較し、最も低額の料金で発送するよう努めなければならない。

2 特定の文書に使用する封筒若しくははがきを作成し又はそれらの表面に標語その他特別の事項を印刷若しくは押印する場合は、郵便法(昭和22年法律第165号)第68条の規定による郵便約款の定めによるほか、あらかじめ総務文書課長の承認を受けなければならない。

(文書の発送手続)

第39条 文書を発送する場合には、事務担当者は次の各号に掲げるところにより行うものとする。

(1) 施行文書について原議書と照合し添付書類、公印、契印等の有無を確認する。

(2) 特別な発送方法を要する郵送文書は、その封筒の表面に「書留」、「速達」、「親展」等の表示をする。

(3) 本庁所管区域内送達及び自治振興センター送達文書については、特に必要と認める場合を除き、封筒は使用しないものとする。

(4) 自治振興センター送達文書のうち現金又は金券の送達に係るものは、その金額、内訳を封筒に表示し封印をする。

(5) 前各号の手続を経た後、封筒を必要とするものは、所定の封筒に郵便番号、宛先、発送課名及び発送年月日を記入し文書取扱責任者に回付する。

2 文書取扱責任者は、前項により回付された文書について発送方法その他の手続が適正に行われているかを確認し、不備のあるものは補正させた後、発送文書を一括し発送締切り時間までに総務文書課長の指定した発送文書棚へ搬入するものとする。

(総務文書課における発送)

第40条 総務文書課においては、前条の手続を経て提出された発送文書について、次に掲げる手続を経て発送する。

(1) 郵送する場合

 所定の封筒を使用し正常な発送方法によっているか点検し、不備なものについては所管する課に返付して補正する。

 県庁その他指定した宛先に係る文書は、合封する。

 所定の手続を経た文書は、封筒等の所定の位置に料金後納印を押し、料金後納郵便差出票を作成したうえ発送する。

(2) 自治振興センター送達の場合

 自治振興センター送達車の出発時刻は、午前8時30分を原則とし、送達袋により送達する。

 前条第1項第4号に規定する現金又は金券の送達の依頼があった場合には、金額の表示、封印等の有無を確認し、自治振興センター現金送達簿へ登載のうえ送達する。

(3) 本庁所管区域内送達の場合 配布先ごとに仕分けを行い、送達するものとする。

第5章 保管

(文書保管の原則)

第41条 文書は、必要に応じ誰でもすぐに引き出せるよう系統的に分類し、整理し、及び保管しなければならない。

(保管用具)

第42条 文書の整理及び保管は、総務文書課長が指定するキャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。

(保管単位)

第43条 文書を保管する単位(以下「保管単位」という。)は、課とする。ただし、総務文書課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(紙に記された文書の保管)

第44条 紙に記された文書は、第1ガイド及び第2ガイドごとに整理し、個別フォルダーに収納し、キャビネットの一定の位置に保管するものとする。

2 前項の規定により文書を保管するときは、当該年度に処理をすべき文書又は未完結文書を上2段に、前年度の完結文書を下1段に収納するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、文書の規格等によりキャビネットに収納することが困難である文書については、総務文書課長が認める保管用具により、所在カードを用いて保管することができる。

4 文書は、執務中を除き、自己の手元においてはならない。

5 キャビネット及び個人情報が記載された文書を収納した書庫等は、退庁時に施錠しなければならない。

(電磁的記録による文書の保管)

第45条 電磁的記録による文書は、デジタル推進課長が指定するファイルサーバ内の所定の場所において保管するものとする。ただし、画像等ファイルサーバ内において保管することが困難な場合においては、デジタル推進課長が認める別の収納場所にファイリングシステムの例によりフォルダーを作成し、保管するものとする。

(未処理文書の保管)

第46条 未処理文書については、進行管理表に記載するとともに、個別フォルダーに職員別の付箋を貼付し、その文書の所在を明らかにしておかなければならない。

(保管文書の整理及び点検)

第47条 各課等の文書取扱責任者は、常にキャビネットに保管中の文書について、整理及び点検を行わなければならない。

2 文書管理の維持発展を図るため、総務文書課長は、必要に応じ各課等におけるキャビネットに保管中の文書の状況について調査し、助言をすることができる。

(ファイル基準表等の作成)

第48条 文書取扱責任者は、毎年3月31日現在において、当該保管単位において、当該年度のファイル基準表を作成しなければならない。

第6章 保存

(文書の引継ぎ)

第49条 文書取扱責任者は、保管期間経過後引き続き保存する文書については、総務文書課長が指定する日までに、個別フォルダーごと保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱(以下「保存箱」という。)に収納し、総務文書課長に引き継ぐものとする。

2 文書取扱責任者は、前項に規定する文書について、ファイル基準表に保存期間、保存箱引継番号その他総務文書課長が指定する事項を記入し、総務文書課長に提出しなければならない。

3 総務文書課長は、第1項の規定により引継ぎを受けた文書を整理し、保存箱及びファイル基準表に整理番号を記入して書庫に収納するものとする。

(保存期間)

第50条 文書の保存期間は、次のとおりとする。

(1) 30年 30年間保存するもの

(2) 10年 10年間保存するもの

(3) 5年 5年間保存するもの

(4) 3年 3年間保存するもの

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書又は時効が完成するまでの間証拠として保存する必要のある文書については、その保存期間は、それぞれ法令に定めのある期間又は時効期間による。

3 文書取扱責任者は、前2項の規定により決定した文書の保存期間を、ファイル基準表に記載しなければならない。

(保存年限の計算)

第51条 行政文書の保存期間の計算は、その完結した日の属する会計年度の翌年度初めから起算する。

(保存文書の貸出し)

第52条 保存文書を閲覧するときには、保存文書借覧表を総務文書課長に提出し、総務文書課において貸出しを受けなければならない。

2 保存文書を閲覧する場合には、次の事項を守らなければならない。

(1) 閲覧終了後速やかに総務文書課へ返納すること。

(2) 他の者に転貸しないこと。

(3) 抜取り、汚損、加筆訂正等をしないこと。

(書庫の管理)

第53条 書庫は、総務文書課長が管理する。

第7章 廃棄

(完結文書の廃棄)

第54条 課長等は、完結文書について保管の必要のないものは、直ちに廃棄しなければならない。

(保管文書の廃棄)

第55条 各課等の保管文書で、保管期間を経過したものは、文書取扱責任者が次の各号に定めるものについて、当該各号に定める時期に廃棄しなければならない。

(1) 現年度中限りのもの 第44条第2項の規定により保管文書を下段へ移し替えるとき。

(2) 保管期間(1年)限りのもの 第49条の規定により総務文書課へ文書の引継ぎをするとき。

(保存文書の廃棄)

第56条 総務文書課の書庫保存文書で保存年限を経過したものは、毎年1回総務文書課長が各課等の文書取扱責任者に連絡し、その立会いのもとで廃棄するものとする。

(電磁的記録の廃棄)

第56条の2 各課等で保管し、又は保存している電磁的記録の廃棄は、各課等の文書取扱責任者が行う。

(継続保存を要する文書)

第57条 前2条の場合において、廃棄の際なお保存の必要があると総務文書課長が認める文書については、更に期間を定めて保存することができる。

2 前2条の規定にかかわらず、第50条に規定する保存期間を経過した文書及び前項の規定により延長された保存期間を経過した文書のうち、歴史資料として重要な文書その他の文書については、永久に保存するものとして総務文書課長が管理する。

(廃棄対象となった文書の移管)

第57条の2 総務文書課長は、第55条及び第56条の規定により廃棄対象となった文書の一覧(次項において「廃棄対象文書一覧」という。)を作成し、飯田市歴史研究所(飯田市歴史研究所条例(平成15年飯田市条例第59号)に規定するものをいう。次項において「歴史研究所」という。)の所長に送付するものとする。

2 課長等は、歴史研究所の所長から廃棄対象文書一覧に記載された文書について移管を受けたい旨の希望があったときは、歴史研究所と調整の上、当該文書を歴史研究所に移管するものとする。

3 課長等は、前項の規定により文書の移管を行ったときは、当該移管について総務文書課長に報告するものとする。

(廃棄上の注意)

第58条 廃棄文書で機密に属するもの又は他に利用されるおそれのあるものについては、溶解、裁断等の処置をしなければならない。

第8章 雑則

(特例)

第59条 この規程に定めるところによることができない出先機関等にあっては、総務文書課長の承認を得て処理することができる。

(補則)

第60条 この規程に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は総務文書課長が別に定める。

附 則(抄)

(施行期日等)

1 この規程は、公布の日から施行し昭和46年4月1日から適用する。

(経過措置)

2 この規程の規定にかかわらず、従前から使用している書類、台帳等でこの規程の各様式に該当するものについては、当分の間所要の調整をして使用することができる。

(事務専決代決規程の一部改正)

3 事務専決代決規程(昭和44年訓令第6号)の一部を次のように改正する。

別表第2個別専決事項、課長専決事項の欄の○庶務課長の8を次のように改める。

8 文書の収受、発送、配布および保存に関すること。

附 則(昭和62年4月1日訓令第7号)

(施行期日)

1 この規程は、昭和62年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行前に作成した起案用紙は、当分の間使用することができる。

附 則(平成5年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成5年6月30日訓令第7号)

この訓令は、平成5年7月1日から施行する。

附 則(平成8年4月1日訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成8年6月27日訓令第4号)

この訓令は、平成8年7月1日から施行する。

附 則(平成8年12月25日訓令第6号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成11年5月20日訓令第5号)

この訓令は、平成11年6月1日から施行する。

附 則(平成14年9月30日訓令第11号)

この訓令は、平成14年10月1日から施行する。

附 則(平成17年3月31日訓令第8号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成17年12月15日訓令第15号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第12号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年1月26日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成22年4月1日訓令第9号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成23年4月1日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成24年2月9日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成24年2月10日から施行する。

(公用文の漢字使用等の廃止)

2 公用文の漢字使用等(昭和57年飯田市訓令第2号)は廃止する。

附 則(平成24年4月1日訓令第7号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年9月11日訓令第10号)

この訓令は、平成24年9月12日から施行する。

附 則(平成25年4月1日訓令第3号)

この訓令は、平成25年4月1日から適用する。

附 則(平成27年3月31日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

(経過措置)

2 施行日において改正前のこの訓令の規定により使用しているファイリング用具、書類、台帳等については、改正後のこの訓令の規定にかかわらず、当分の間所要の調整をして使用することができる。

3 改正後の第50条の規定は施行日以後に保存を行う文書から適用し、施行日以前に保存されている文書については、なお従前の例による。

(保存されている文書の見直しに係る検討)

4 前項の規定によりなお従前の例によることとされた文書については、改正後のこの訓令の趣旨を踏まえ、保存期間の見直しの検討を行うものとする。

附 則(平成29年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年6月16日訓令第6号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(令和元年6月19日訓令第1号)

この訓令中第1条の規定は令和元年6月19日から、第2条の規定は令和元年7月1日から施行する。

附 則(令和4年1月28日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(令和4年3月31日訓令第5号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

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様式第5号 削除

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様式第7号 削除

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様式第9号 削除

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様式第11号 削除

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様式第13号 削除

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様式第17号から様式第19号まで 削除

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飯田市文書管理規程

昭和46年8月20日 訓令第18号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政一般/第4章 文書・公印/
沿革情報
昭和46年8月20日 訓令第18号
昭和52年9月5日 訓令第3号
昭和57年1月20日 訓令第1号
昭和59年11月30日 訓令第5号
昭和62年4月1日 訓令第7号
平成5年3月31日 訓令第4号
平成5年6月30日 訓令第7号
平成8年4月1日 訓令第3号
平成8年6月27日 訓令第4号
平成8年12月25日 訓令第6号
平成11年5月20日 訓令第5号
平成14年9月30日 訓令第11号
平成17年3月31日 訓令第8号
平成17年12月15日 訓令第15号
平成19年3月30日 訓令第12号
平成22年1月26日 訓令第1号
平成22年4月1日 訓令第9号
平成23年4月1日 訓令第1号
平成24年2月9日 訓令第1号
平成24年4月1日 訓令第7号
平成24年9月11日 訓令第10号
平成25年4月1日 訓令第3号
平成27年3月31日 訓令第1号
平成29年3月31日 訓令第4号
平成29年6月16日 訓令第6号
令和元年6月19日 訓令第1号
令和4年1月28日 訓令第1号
令和4年3月31日 訓令第5号