○飯田市個人情報保護事務取扱要領

平成21年4月14日

訓令第8号

本庁内部部局

出先機関

(趣旨)

第1条 飯田市個人情報保護条例(平成17年飯田市条例第16号。以下「条例」という。)及び飯田市個人情報保護条例施行規則(平成17年飯田市規則第17号。以下「規則」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いについては、別に定めのあるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条 この訓令において使用する用語は、条例及び規則において使用する用語の例による。

(所管課との役割分担)

第3条 総務部総務文書課(以下「総務文書課」という。)は、個人情報等の保護に係る事務(以下「個人情報保護事務」という。)のうち、おおむね次の事務を行うものとする。

(1) 保有個人情報等の開示、訂正及び利用停止(以下「開示等」という。)の請求についての案内及び相談

(2) 開示等の事務についての各実施機関及び各課等との連絡調整

(3) 開示等の請求の受付(他の実施機関に係るものを含む。)

(4) 保有個人情報等の開示場所の提供に関すること。

(5) 保有個人情報等が記録された公文書の写しの交付に係る費用の徴収

(6) 個人情報取扱事務登録簿の閲覧

(7) 開示等の請求についての決定に係る審査請求の受付

(8) 飯田市情報公開審査会(以下「審査会」という。)の開催及び運営

(9) 個人情報等に関する苦情の相談

2 開示等の請求に係る保有個人情報等を所管する課(以下「所管課」という。)は、個人情報保護事務のうち、おおむね次の事務を行うものとする。

(1) 開示等の請求の受付

(2) 開示等の請求に係る個人情報等の特定

(3) 開示等の請求についての決定

(4) 開示請求に係る保有個人情報等に第三者の情報が含まれているときの第三者保護の手続

(5) 事案の移送

(6) 開示等の実施及びその説明

(7) 開示等の請求についての決定に係る審査請求の受付

(8) 開示等の請求についての決定に係る審査請求事案の審査会への諮問

(9) 開示等の請求についての決定に係る審査請求に対する裁決及びその通知

(10) 出資法人等に対し、個人情報等の保護に関し必要な助言、指導等を行うこと。

(11) 個人情報取扱事務登録簿の作成

(12) 個人情報等に関する苦情の相談

(個人情報取扱事務の登録)

第4条 条例第12条に規定する個人情報取扱事務(以下「取扱事務」という。)の登録は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 取扱事務の登録は、所管課が、飯田市個人情報取扱事務登録簿(規則様式第1号。以下「登録簿」という。)を総務文書課に提出することにより行うものとする。

(2) 総務文書課は、登録簿が提出されたときは、その内容を確認し、必要に応じて所管課と協議するものとする。

(3) 総務文書課は、提出された登録簿を行政資料コーナーにおいて一般の閲覧に供するものとする。

2 取扱事務を変更又は廃止する場合の手続は、次のとおりとする。

(1) 取扱事務の変更は、所管課が、変更した登録簿に変更の履歴を記載し、総務文書課に提出することにより行うものとする。

(2) 取扱事務の廃止は、所管課が、抹消の履歴を記載した登録簿を、総務文書課に提出することにより行うものとする。

(3) 総務文書課は、前2号により登録簿が提出されたときは、その内容を確認し、必要に応じて所管課と協議するものとする。

(取得及び利用又は提供の制限に係る手続)

第5条 所管課は、条例第5条第2項第4号の規定により本人以外から個人情報を収集する場合、条例第5条の2に規定する場合において特定個人情報を取得するとき、条例第6条第2項第2号から第4号までの規定により利用目的以外に保有個人情報を利用し、若しくは提供する場合、条例第6条の2第2項の規定により利用目的以外に保有特定個人情報を利用する場合又は条例第6条の4に規定する場合において保有特定個人情報を提供するときであって、その行為が経常的なものでない場合その他疑義がある場合には、次の各号に掲げる事項について、総務文書課及び関係課と協議するものとする。

(1) 個人情報等の内容

(2) 対象者の範囲

(3) 本人以外から取得し、又は利用し、若しくは提供をする理由及びその根拠

(取得及び利用又は提供の制限に関して行う諮問)

第6条 所管課は、次の表の左欄のいずれかに該当することにより、審査会の意見を聴く場合は、次条の手続により、同表の右欄に掲げる事項について、審査会に諮問するものとする。

諮問項目

諮問事項

(1) 条例第5条第2項第5号の規定により、本人以外の者から個人情報を取得するとき

(1) 取扱事務の名称及び概要

(2) 対象者の範囲

(3) 個人情報の内容

(4) 取得先

(5) 本人以外のものから取得する理由及び根拠

(2) 条例第5条第3項ただし書の規定により、思想、信条、信教、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報を取得するとき

(1) 取扱事務の名称及び概要

(2) 対象者の範囲

(3) 個人情報の内容

(4) 取得する理由及び根拠

(3) 条例第6条第2項第5号の規定により利用目的を越えて利用又は提供するとき

(1) 取扱事務の名称及び概要

(2) 対象者の範囲

(3) 個人情報の内容

(4) 目的外利用の内容又は提供先

(5) 目的外利用又は提供する理由及び根拠

(6) 目的外利用又は提供するに際して附した条件

(4) 条例第7条第2項の規定により電子計算機等を結合して個人情報を提供したとき又は既に電子計算機結合により提供している内容を変更したとき

(1) 取扱事務の名称及び概要又は提供内容の変更の概要

(2) 対象者の範囲

(3) 個人情報の内容

(4) 電子計算機等結合を行う理由又は変更の理由

(5) 個人情報の保護措置

(5) 条例第12条第2項の規定により登録簿に登録しない取扱事務を指定するとき

(1) 取扱事務の名称及び概要

(2) 対象者の範囲

(3) 個人情報等の内容

(4) 登録簿に登録しない理由及び根拠

(取得及び利用又は提供の制限に関して行う諮問の手順)

第7条 前条の規定により行う諮問の手続は、次の各号に掲げる手順により行うものとする。

(1) 所管課は、審査会に諮問しようとするときは、前条に掲げる事項について、事前に総務文書課及び関係課と協議するものとする。

(2) 審査会が必要があると認めたときは、所管課の職員は、審査会に出席し必要な説明等を行うものとする。

(3) 総務文書課は、審査会の審議終了後、審議の結果について所管課に通知するものとする。

(開示請求の相談)

第8条 開示請求をしようとする者からその請求をする旨の相談があったときは、飯田市個人情報等開示請求書(規則様式第2号。以下「開示請求書」という。)によることなく次の各号に掲げる対応ができることを説明するものとする。

(1) 開示請求をしようとする者の求める情報が、情報提供で対応できるものであるときは、必要な情報を速やかに提供すること。

(2) 開示請求に係る個人情報が、条例第24条第1項の規定により口頭の方法で開示請求を行うことができる場合があること。

(開示請求の方法)

第9条 開示請求は、開示請求をしようとする者が開示請求書に必要事項を記入し、提出することにより行うものとし、電話、ファクシミリ又は電子メールによる請求は、本人確認が出来ないため、受け付けないものとする。

2 開示請求書は、開示請求に係る個人情報等1件ごとに1枚を用いることとする。ただし、同一の所管課に同一人から複数の開示請求があった場合は、開示請求書の「開示請求に係る保有個人情報等を特定するために必要な事項」に記入することができる範囲内で、1枚の開示請求書の提出により受け付けるものとする。

(個人情報等の特定)

第10条 開示請求に係る個人情報等の特定については、開示請求をしようとする者から開示請求に係る個人情報等を特定するために必要な事項を十分聴き取ることにより行うものとする。

2 個人情報等の特定ができない場合は、請求者の要求する情報の内容を具体的に開示請求書に記載するよう依頼するものとする。

(窓口における開示請求の受付)

第11条 開示請求の受付は、所管課又は行政資料コーナーにおいて行うものとする。

2 所管課は、行政資料コーナーで開示請求を扱う旨を案内するとともに、その場で受付ができるものについては、適切に対応するものとする。

3 開示請求書の受付は、次に掲げる事項が記載されていることを確認するものとする。

(1) 宛先には、開示請求に係る個人情報等を保有している実施機関の名称が記載されていること。

(2) 開示請求者の「住所」、「氏名」及び「電話番号」には、開示を実施する日時等の調整、通知書の送付等に必要なため、正確に記載されていること(押印の必要はない。)

(3) 「開示請求をしようとする者の氏名及び住所」には、個人情報等の本人について氏名、住所が記載されていること。

(4) 「公文書の名称その他の開示請求に係る保有個人情報等を特定するために必要な事項」には、公文書の名称又は所管課が開示請求に係る保有個人情報等を特定し得る程度に個人情報等の具体的な内容が記載されていること。

(5) 「開示の方法」には、希望する開示の方法について、「閲覧又は聴取・視聴」又は「写し等の交付」のいずれかの記載があること。

4 開示請求に係る個人情報等の本人、本人の相続人等又はそれらの代理人であることの確認は、次に掲げる書類を開示請求者が提出し、又は提示して行うものとする。この場合において、写真の貼付のない書類が提出され、又は提示されたときは、複数の書類の提出又は提示を求めて確認するものとする。

(1) 本人であることの確認 運転免許証、個人番号カード、住民基本台帳カード、旅券、健康保険の被保険者証、身体障害者手帳、戦傷病者手帳、各種年金手帳(各種共済年金又は恩給証書を含む。)、在学証明書その他本人であることが確認し得る書類

(2) 相続人等であることの確認 相続人等に係る前号の書類及び戸籍謄本、遺産分割協議書その他相続人等を確認するに足りる書類

(3) 本人の法定代理人であることの確認 当該法定代理人に係る第1号の書類及び戸籍謄本その他法定代理人の資格を証明する戸籍抄本、後見開始の審判書、後見に関する登記事項証明書、その他法定代理人であることを確認し得る書類

(4) 任意代理人であることの確認 本人に係る第1号の書類の写し、当該任意代理人に係る第1号の書類及び委任状その他任意代理人の資格を証明する書類

5 法人の代理人の場合には、開示請求書を現に提出しようとする者について、当該法人の代表者からの委任状等代理人であることを確認できる書類を提出又は提示させるとともに、代理人本人であることを確認できる書類の提出又は提示を求める等、慎重に確認するものとする。

6 開示請求書の記入に形式的不備がある場合その他不明確な箇所がある場合は、その箇所の補正を求めるものとする。

(請求者への説明)

第12条 開示請求の受付に際しては、開示請求者に次の各号に掲げる事項について説明を行うものとする。

(1) 開示請求書を受け付けた日をもって、条例第20条第1項の開示請求があった日とし、開示請求のあった日から起算して10日を経過する日までに開示又は不開示の決定(以下「開示決定等」という。)を行い、その結果を文書によって通知すること。

(2) 不開示情報該当性の審査又は判断に時間を要する場合その他のやむを得ない理由により10日以内に開示決定等ができないときは、条例第20条第2項の規定により30日以内まで延長することができ、このときは第20条第1項に規定する個人情報等開示決定に要する期間の延長通知書により通知すること。

(3) 開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であって、条例第20条第3項に定める30日を経過する日までに開示決定等を完了すると、他の事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると認められる場合には第20条第2項に規定する大量請求に伴う個人情報等開示決定期間の延長通知書によりその旨を通知し、及び残余の保有個人情報については相当の期間内に開示決定等をすること。

(4) 開示請求に係る個人情報等に第三者に関する情報が含まれているときは、当該第三者への意見の照会を行うことがあること。

(5) 個人情報等の開示を写しの交付の方法により行うときは、当該写しの交付に要する費用を徴収すること。

(6) 個人情報等の開示の日時は、事前に連絡を取り調整した上で、開示決定通知書等(第19条各号に定める通知をいう。以下同じ。)により通知すること。

(7) 個人情報等の開示の場所は、原則として行政資料コーナーであること。

(8) 他の法令等に個人情報を開示する規定がある場合は、当該方法と同一の方法による条例に基づく開示を行わない場合があること。

(郵送による開示請求の取扱い)

第13条 郵送による開示請求は、飯田市の区域外に居住していること、重病、身体障害等その他真にやむを得ない理由により来所することができない場合に、例外的に認めるものとし、その取扱いは行政資料コーナーにおいて次のように行うものとする。

(1) 本人、相続人等又はそれらの法定代理人であることの確認は、本人、相続人等又はそれらの法定代理人であることを確認するための書類の写しを提出させるほか、電話での確認その他の方法により慎重に行うものとする。

(2) やむを得ない理由の確認方法は、開示請求をしようとする者に、郵送でなければ請求することができないことを証明する書類(住民票の写し、医師の診断書、身体障害者手帳の写し等)を提出させることにより行うものとする。

(3) 当該開示請求書を行政資料コーナーで受付した日をもって受付日とするものとする。

(4) 開示請求書の記載に不備がある場合は、開示請求者と連絡をとり、開示請求者に対し相当の期間を定めてその補正を求め、又は記載の不備が軽微なものであるときは、開示請求者の了解を得て総務文書課において補正することも可能とする。この場合においては、その補正に要した日数は、当該開示決定等に要する期間には算入しない。

2 所管課は、行政資料コーナーから送付のあった開示請求書類に、行政資料コーナーの受付日で所管課が文書番号を付し、受け付けるものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、所管課に郵送による送達があったときは、所管課が同項に規定する事務を取り扱うものとする。この場合において、補正については所管課が行うことができるものとする。

(開示請求書受付時の確認事項)

第14条 所管課は、所管課において受け付け、又は行政資料コーナーから送付された開示請求書について、次の事項を確認するものとする。

(1) 開示請求に係る個人情報等を特定できること。

(2) 開示請求に係る個人情報等が開示請求者(開示請求者が法定代理人であるときは、被代理人)本人の個人情報等(開示請求に係る個人情報等が死者の場合には当該死者の個人情報等)であること。

(3) 開示請求に係る個人情報等が条例第49条及び第50条に規定する条例の適用除外となる個人情報等でないこと。

(事案の移送)

第15条 開示請求に係る保有個人情報等が他の実施機関から提供されたものであるときその他他の実施機関において開示決定等をすることが適当と判断した場合における事案の移送は、次のとおりとする。

(1) 実施機関は、移送を受ける実施機関と協議の上、事案の移送を決定し、開示請求書を送付する。

(2) 移送をした実施機関は、開示請求者に対し、個人情報等開示請求事案移送通知書(様式第1号)により事案を移送した旨を通知するとともに、その写しを移送を受けた実施機関及び総務文書課に送付する。

(3) 移送をした実施機関は、移送を受けた実施機関との連絡を密にするとともに、当該開示の実施に必要な協力をしなければならない。

(4) 事案を移送した場合は、移送をした実施機関に開示請求があった日から起算して開示決定等の期間が定められることその他移送をした実施機関が移送前にした行為は移送を受けた実施機関がしたものとみなされることに留意する。

(開示決定等の起案及び決裁)

第16条 開示決定等は、総務文書課に合議の上、所管課において行うことを原則とする。

2 所管課は、開示請求に係る個人情報等が条例第15条第1項各号に規定する不開示情報に該当するか否かについて確認するものとし、その際、必要に応じ総務文書課及び関係課と協議するものとする。

3 開示請求に係る個人情報等に第三者に関する情報が記録されている場合で、第22条の規定により第三者への意見の照会を行った場合には、その意見も参考にするものとする。

4 開示決定等の起案文書には、開示請求書、開示決定通知書等の案、開示請求に係る個人情報の写し及び第三者情報に関する意見の照会を行った場合等の一連の資料を添付するものとする。この場合において、決裁区分は、飯田市事務処理規則(昭和56年飯田市規則第13号)に定めるところによる。

(存否応答拒否)

第17条 開示請求に対し、当該開示請求に係る保有個人情報等が存在しているか否かを答えることによって、不開示情報を開示することとなるときは、条例第18条の規定により、当該保有個人情報等の存在又は不存在を明らかにしないで開示請求に応じないことができる。この場合において、当該開示請求に係る保有個人情報等が仮に存在するとした場合どの不開示情報に該当し、当該保有個人情報等の存在又は不存在自体を明らかにすることにより不開示情報を開示することになる理由を明らかにし開示請求者に通知しなければならない。

(文書不存在による不開示)

第18条 開示請求に係る個人情報等を保有していない場合は、その旨及び未取得又は廃棄等その理由を明らかにし開示請求者に通知しなければならない。

(開示決定等の通知に用いる様式)

第19条 所管課は、開示決定等について、起案文書の決裁を受けたときは、次の各号に掲げる開示決定通知書等により、開示請求者に通知するものとする。

(1) 保有個人情報等の開示をする旨の決定をした場合 個人情報等開示決定通知書(様式第2号)

(2) 個人情報等の全部を開示しない旨の決定をした場合、個人情報等の存在又は不存在を明らかにしない旨の決定をした場合及び個人情報等が存在しないときにその旨を知らせる場合 個人情報等不開示決定通知書(様式第3号)

(3) 個人情報等の一部を開示する旨の決定をした場合 個人情報等一部開示決定通知書(様式第4号)

(決定期間の延長)

第20条 所管課は、条例第20条第1項に規定する期間内(10日以内)に保有個人情報等の開示決定等をすることができないことが明らかになったときは、総務文書課及び関係課と協議し、当該期間を延長するものとする。この場合においては、個人情報等開示決定に要する期間の延長通知書(様式第5号)により、開示請求者に通知するものとする。

2 所管課は、開示請求に係る個人情報等が著しく大量であるため、請求日から起算して30日を経過する日までにその全てについて開示決定等をすることにより、事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると認める場合には、総務文書課及び関係課と協議し、条例第20条第3項の規定を適用して、当該期間を延長するものとする。この場合においては、大量請求に伴う個人情報等開示決定期間の延長通知書(様式第6号)により、請求日から起算して10日を経過する日までに開示請求者に対し、通知するものとする。

(開示の日時、場所)

第21条 所管課は、開示請求に係る個人情報等の開示の準備が完了したときは、その開示の日時及び場所について、事前に開示請求者と連絡を取り調整するものとする。

2 開示の日時は、開示決定通知書等が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日以後の通常の勤務時間内の日時とする。

3 開示の場所は、原則として行政資料コーナーとする。ただし、事務に支障等があるとき又は電磁的記録に係る開示の場合であって、電磁的記録の保有状況により開示を行う方法に合理的理由があるときは、総務文書課と協議し別の場所を指定できるものとする。

4 所管課は、開示請求者から開示決定通知書等で指定した日時に来所できない旨の連絡があったときは、開示請求者と調整した上で別の日時を指定して当該個人情報等の開示をするものとする。この場合において、新たに指定した日時についての通知は省略できるものとする。

(第三者保護の手続)

第22条 所管課は、開示請求に係る個人情報等に第三者情報が含まれている場合において、条例第22条の規定により、必要に応じて、意見照会(当該第三者に対して期間を定めて意見書の提出を求めることをいう。以下同じ。)を行うものとする。ただし、第三者情報が、条例第15条第1項各号のいずれかに該当する不開示情報であること又はいずれにも該当しないことが明らかであるときは、意見照会を行わない。

2 前項の規定にかかわらず、条例第22条第2項各号に規定する人の生命、健康又は財産を保護するために開示する場合又は公益上の理由により裁量的開示する場合のいずれかに該当するときは、必ず意見照会を行わなければならない。

3 意見照会に用いる様式は、次の各号に掲げる事務の内容に応じ、当該各号に定める様式とする。

(1) 所管課が、第三者に対して、飯田市個人情報等の保護に係る意見書(規則様式第3号)の提出を求めるときに、当該第三者情報に関する情報が含まれている個人情報等の内容その他規則で定める事項について通知する場合 個人情報等の開示に関する照会書(様式第7号)

(2) 意見照会を行った所管課が、開示決定等を行った場合 個人情報等の開示に関する決定通知書(様式第8号)

4 意見照会は、開示請求者が識別できないよう配慮して行うものとする。

(個人情報等の開示の実施)

第23条 開示請求に係る保有個人情報等を開示する際は、開示請求者に対して開示決定通知書等の提示を求めるとともに、開示請求を受け付ける際と同様の方法で開示請求に係る本人、相続人等又はこれらの法定代理人若しくは任意代理人であることを確認するものとする。

2 開示請求に係る保有個人情報等の開示をするに当たっては、所管課又は総務文書課の職員が立ち会うものとする。

3 開示請求に係る保有個人情報等の開示は、開示決定通知書等で指定した日時及び場所において、所管課が当該保有個人情報等の原本、その写し又は映写若しくは再生するための専用機器(電磁的記録に係る開示の方法が映写又は再生したものの閲覧又は視聴である場合であって、総務文書課に対応する機器が存在しないときに使用するものをいう。)を準備して行うものとする。

4 開示の方法は、次のいずれかの方法によるものとする。

(1) 閲覧 文書、図画及び写真に記録されている個人情報等については、これらの原本を閲覧に供するものとし、電磁的記録に記録されているときは、映写又は再生したものの閲覧又は視聴により行うものとする。ただし、これらの原本を閲覧又は視聴に供することにより当該保有個人情報等の保存に支障が生じる等の正当な理由があるときは、あらかじめ所管課が作成した当該保有個人情報等の写しを閲覧又は視聴に供するものとする。

(2) 写しの交付 開示請求に係る保有個人情報等の写しを、所管課が作成し、行政資料コーナーにおいて交付するものとする。

5 一部開示の方法は、次のいずれかの方法によるものとする。

(1) 開示請求に係る保有個人情報等に、開示しない個人情報等の部分(以下「不開示部分」という。)とそれ以外の部分とが別の面に記録されているとき 当該不開示部分が記録されている面を除いて開示するものとする。

(2) 開示請求に係る保有個人情報等に、不開示部分とそれ以外の部分とが同一の面に記録されているとき 当該不開示部分を覆って複写したものを開示するものとする。この場合において、非開示部分について当該部分であることが容易に識別できる措置を講ずること。

(3) 開示請求に係る保有個人情報等が電磁的記録であって、不開示部分とそれ以外の部分とを適当な方法により容易に区分できるとき 不開示部分を特定の記号に置き換え、又は表示されないようにするなど、開示しない部分について閲覧又は視聴ができない措置を講ずることにより開示する。

(4) 開示請求に係る保有個人情報等が電磁的記録であって、不開示部分とそれ以外の部分とを適当な方法により区分できないとき 電磁的記録を用紙に出力した上で第2号の方法により処理したものを開示する。この場合において、用紙に出力することができないときは開示をしない。

6 開示請求に係る保有個人情報等の写しの交付は、写しの作成を必要とする箇所を開示請求者に確認し、当該写しの交付に要する費用を徴収した後に行う。写しの作成に要する費用(郵送により交付を受けるものにおける送付に要する費用を含む。)は、行政資料コーナー設置規程(昭和61年飯田市訓令第2号)別表に定めるところによる。

(口頭その他の方法による開示請求等)

第24条 前15条の規定にかかわらず、所管課は、開示の需要、取扱事務の性質、内容、必要な措置等を考慮して、条例第24条第1項の規定に該当すると判断される保有個人情報について、口頭その他の方法(以下「口頭等の方法」という。)により開示請求を受けるものとする。

2 前項の開示請求を受け付ける場合は、第11条第4項に規定する書類を提示させることにより本人、相続人等又はそれらの法定代理人であることを確認するものとする。

3 口頭等の方法による開示請求の方法については、所管課が別に定めるものとし、これを定めたときは、所管課は次の事項について書面により総務文書課に通知するものとする。これを変更し、又は廃止したときも同様とする。

(1) 口頭等の方法による開示請求を行うことができる個人情報

(2) 口頭等の方法による開示請求の対象となる個人情報の項目及び請求者の範囲

(3) 口頭等の方法による開示請求の受付方法並びに期間及び場所

(4) 口頭等の方法による開示請求を受け付けた記録方法

(5) 本人、相続人等又は法定代理人の確認方法

(6) 開示の実施方法及び開示の通知方法

(7) その他必要事項

(個人情報等の訂正事務)

第25条 保有個人情報等の訂正請求の受付に係る事務手続は、開示請求の受付事務に準じて取り扱うものとする。ただし、次の事項について留意するものとする。

(1) 訂正請求をすることができる個人情報等は、条例第23条の規定若しくは第24条の規定による開示又は条例第50条に規定する法令等の規定による開示を受けている必要があるので、訂正請求をしようとする者に対して、開示決定通知書等その他開示を受けていることを証明する書類の提示を求め、訂正請求を受け付けた日が当該開示を受けた日から起算して90日以内であることを確認すること。

(2) 訂正請求を受け付ける際は、訂正の内容が事実に合致することを証明する書類等が飯田市個人情報等訂正請求書(規則様式第4号)に添付されていることを確認すること。

2 訂正の検討及び個人情報等の訂正又は不訂正の決定(以下「訂正決定等)という。)は、開示決定等に準じて取り扱うものとする。ただし、所管課は、訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該個人情報等の提供先(当該訂正が情報提供等記録に係るものであるときは、総務大臣及び条例第31条の2に規定する情報照会者又は情報提供者)に、次項第1号に規定する通知書の写しにより訂正をした旨及び訂正の内容を通知するものとする。

3 訂正事務に用いる様式は、次の各号に掲げる事務の内容に応じ、当該各号に定める様式とする。

(1) 条例第29条第1項の規定により個人情報等を訂正する旨の決定をした場合 個人情報等訂正決定通知書(様式第9号)

(2) 条例第29条第2項の規定により個人情報等の訂正をしない旨の決定をした場合 個人情報等不訂正決定通知書(様式第10号)

(3) 条例第30条第2項の規定により期間内に訂正決定等を行うことができない場合 個人情報等訂正決定に要する期間の延長通知書(様式第11号)

(4) 条例第30条第3項後段の規定により相当の期間内に訂正決定等をする旨を通知する場合 大量請求に伴う個人情報等訂正決定を行う期間の延長通知書(様式第12号)

(個人情報等の利用停止事務)

第26条 保有個人情報等の利用停止請求の受付に係る事務手続は、開示請求の受付事務に準じて取り扱うものとする。ただし、次の事項について留意するものとする。

(1) 利用停止請求をすることができる個人情報等は、条例第23条の規定若しくは第24条の規定による開示又は条例第50条に規定する法令等の規定による開示を受けている必要があるので、利用停止請求をしようとする者に対して、開示決定通知書等その他開示を受けていることを証明する書類の提示を求め、利用停止請求を受け付けた日が上記開示を受けた日から起算して90日以内であることを確認すること。

(2) 利用停止請求を受け付ける際は、飯田市個人情報等利用停止請求書(規則様式第5号)に記載する利用停止を請求する理由を証明する書類等が添付されていることを確認すること。

2 利用停止の検討及び個人情報等の利用停止又は不利用停止の決定(以下「利用停止決定等」という。)は、開示決定等に準じて取り扱うものとする。ただし、所管課は、利用停止を実施した場合において、必要と認めるときは、当該個人情報等の提供先に、次項第1号に規定する通知書の写しにより利用停止をした旨及び利用停止の内容を通知するものとする。

3 利用停止請求事務の様式は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に掲げる様式とする。

(1) 条例第35条第1項の規定により個人情報等を利用停止する旨の決定をした場合 個人情報等利用停止決定通知書(様式第13号)

(2) 条例第35条第2項の規定により個人情報等の利用停止をしない旨の決定をした場合 個人情報等不利用停止決定通知書(様式第14号)

(3) 条例第36条第2項により期間内に利用停止決定等を行うことができない場合 個人情報等利用停止決定に要する期間の延長通知書(様式第15号)

(4) 条例第36条第3項後段の規定により相当の期間内に利用停止決定等をする旨を通知する場合 大量請求に伴う個人情報等利用停止決定を行う期間の延長通知書(様式第16号)

(審査請求)

第27条 開示等の請求に対する決定について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求があった場合は、原則として総務文書課で審査請求書(口頭での審査請求を認める条例の規定はない。)を受け付け、速やかにこれを所管課に送付するものとする。

2 審査請求に係る検討は、所管課で行うものとする。この場合において、所管課は次に掲げる要件について確認するとともに、必要に応じて関係課及び総務文書課と協議するものとする。

(1) 審査請求書の記載事項の確認

 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

 審査請求に係る処分

 審査請求に係る処分があったことを知った年月日

 審査請求の趣旨及び理由

 処分庁の教示の有無及びその内容

 審査請求の年月日

 代表者若しくは管理人、総代、代理人の氏名及び住所(審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするとき。)

(2) 審査請求人の押印の有無

(3) 審査請求が適法であるかの確認

 審査請求期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内)内であること。

 審査請求の対象とされた処分がその後消滅していないこと。

 審査請求適格を有していること(処分により、直接に自己の法律上の利益を侵害されたものであるか。必ずしも処分の相手方に限定されない。)

3 所管課は、審査請求が前項の要件を満たさず不適法で当該審査請求の内容が特定されない場合であって、補正することができるときは、相当の期間を定めて補正を命じるものとする。なお、補正の内容が、前項第1号ア及び以外の形式上の不備である場合にあっては、任意の補正を求めることができるものとする。

4 審査請求が不適法かつ補正不能であるとき又は審査請求人が所定の期限までに補正命令に従った補正をしないときは、所管課は、総務文書課との協議を経て、当該審査請求を却下するものとする。

(審査請求に係る諮問)

第28条 所管課は、当該審査請求のあった開示等の請求に対する決定がなお妥当であるとして当該審査請求を棄却しようとするには、総務文書課との協議を経て、審査会に諮問するものとする。

2 審査会に諮問をした所管課は、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

(1) 審査請求人及び参加人

(2) 開示等の請求者(これらの者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(3) 審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(審査請求に係る答申の取扱手順)

第29条 諮問に対する審査会の答申の取扱いは、次の手順により行うものとする。

(1) 所管課は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重し、速やかに当該審査請求に対する裁決の手続を行うものとする。

(2) 所管課は、審査請求に対する裁決に係る書面を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務文書課に送付するものとする。

(実施機関が取り扱う個人情報に関する苦情の処理事務)

第30条 条例第40条の規定による実施機関が取り扱う個人情報に関する苦情の申出については、所管課又は総務文書課で受け付けるものとする。

2 苦情の申出を受け付けたときは、苦情申出処理票(様式第17号)に記入し、必要に応じて苦情を申し出た者から、説明資料の提出を求めるものとする。

3 所管課で受け付けた場合は、苦情申出処理票の写しを総務文書課に送付し、総務文書課で受け付けた場合は、所管課に原本を送付するものとする。

(出資法人に対する指導)

第31条 出資法人との連絡調整を所管する課は、それぞれの出資法人の実情に応じた個人情報等の保護に必要な措置を講ずるものとする。

(補則)

第32条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、総務文書課長が別に定める。

附 則

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成22年4月1日訓令第10号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成24年4月1日訓令第7号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年7月8日訓令第8号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成26年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年10月5日訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年10月5日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行日前に、改正前の飯田市個人情報保護事務取扱要領の規定に基づいて作成された通知書等は、改正後の飯田市個人情報保護事務取扱要領の規定に基づいて作成された通知書等とみなす。

附 則(平成28年3月31日訓令第6号抄)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

(飯田市個人情報保護事務取扱要領の一部改正に伴う経過措置)

3 第2条の規定による改正後の飯田市個人情報保護事務取扱要領の規定は、施行日以後にされる開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る不服申立て又は施行日以後にされる開示請求、訂正請求及び利用停止請求に係る不作為に係る不服申立てについて適用し、施行日前にされた開示決定等、訂正決定等及び利用停止決定等に係る不服申立て又は施行日前にされた開示請求、訂正請求及び利用停止請求に係る不作為に係る不服申立てについては、なお従前の例による。

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飯田市個人情報保護事務取扱要領

平成21年4月14日 訓令第8号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3類 行政一般/第6章 情報公開・個人情報/ 個人情報
沿革情報
平成21年4月14日 訓令第8号
平成22年4月1日 訓令第10号
平成24年4月1日 訓令第7号
平成24年7月8日 訓令第8号
平成26年3月31日 訓令第5号
平成27年10月5日 訓令第4号
平成28年3月31日 訓令第6号