○飯田市情報公開事務取扱要領
平成21年4月14日
訓令第7号
本庁内部部局
出先機関
(趣旨)
第1条 飯田市情報公開条例(平成14年飯田市条例第22号。以下「条例」という。)及び飯田市情報公開条例施行規則(平成14年飯田市規則第26号。以下「規則」という。)に定める公文書の公開に関する事務の取扱いについては、別に定めのあるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(所管課との役割分担)
第3条 総務部総務文書課(以下「総務文書課」という。)は、公文書の公開に係る事務(以下「公文書公開事務」という。)のうち、おおむね次の事務を行うものとする。
(1) 公文書の公開請求についての案内及び相談
(2) 公文書公開事務についての各実施機関及び各課等との連絡調整
(3) 公文書の公開請求の受付(他の実施機関に係るものを含む。)
(4) 公文書の公開の実施場所の提供
(5) 公文書の写しの交付に係る費用の徴収
(6) 行政資料の収集、保管、閲覧及び提供
(7) 公開請求に係る公文書についての公開、非公開の決定(以下「公開決定等」という。)についての審査請求の受付
(8) 飯田市情報公開審査会(以下「審査会」という。)の開催及び運営
(9) 公文書目録の作成
2 公開請求に係る公文書を所管する課(以下「所管課」という。)は、公文書公開事務のうち、おおむね次の事務を行うものとする。
(1) 所管する公文書の公開請求の受付
(2) 公開請求に係る公文書の特定
(3) 公開決定等
(4) 公開請求に係る公文書に第三者情報が含まれている場合の第三者保護の手続
(5) 事案の移送
(6) 公文書の公開の実施及びその説明
(7) 公開決定等についての審査請求の受付
(8) 公開決定等についての審査請求事案の審査会への諮問
(9) 公開決定等についての審査請求に対する裁決及びその通知
(10) 出資法人等に対し、情報公開に関し必要な助言、指導等を行うとともに、その保有する文書を積極的に収集すること。
(11) 出資法人等に対し、公開請求に係る文書の提出を求めること。
(12) 飯田市文書管理規程(昭和46年飯田市訓令第18号)に規定するシステム上の文書分類又はファイル基準表の作成
(1) 公開請求をしようとする者の求める情報が、情報提供で対応できるものであるときは、必要な情報を速やかに提供すること。
(2) インターネット又はファクシミリにより、公開請求書を用いることなく公開請求を行うことができること。
(3) 公開請求をしようとする公文書に自己の情報が含まれるものは、飯田市個人情報保護条例(平成17年飯田市条例第16号)に基づく開示請求ができること。
(公文書の公開請求の方法)
第5条 公文書の公開請求は、請求しようとする者が公開請求書に必要事項を記入し、提出する方法により行うものとし、電話又は口頭による公開請求は、受け付けないものとする。なお、郵送により公開請求書を提出する方法又は条例第6条第2項の規定によるインターネット若しくはファクシミリにより公開請求書を提出する方法による場合は、受け付けるものとする。
2 公開請求書は、公開請求に係る公文書1件ごとに1枚を用いることとする。ただし、同一の所管課に同一人から複数の公開請求があった場合は、公開請求書の「公文書の名称その他の公文書を特定するために必要な事項」に記入することができる範囲内で、1枚の公開請求書の提出により受け付けるものとする。
3 代理人による公開請求も行うことができるものとし、その場合には公開請求書のほか委任状の提出を求める等適切に対応するものとする。
(インターネットによる公開請求)
第6条 飯田市行政手続等における情報通信の技術の利用に関する条例(平成19年飯田市条例第52号)の規定に基づくインターネットによる公開請求があった場合において、飯田市行政手続等における情報通信の技術の利用に関する条例施行規則(平成19年飯田市規則第66号)第3条第2項ただし書の規定による申請等を行った者を確認するための措置は、当該公文書公開請求に係る公開決定通知書等(第17条各号に定める通知をいう。以下同じ。)とする。
(公文書の特定)
第7条 公開請求に係る公文書の特定については、公開請求をしようとする者から請求に係る公文書を特定するために必要な事項を十分聴き取ることにより行うものとする。
2 公文書の特定ができない場合は、請求者の要求する情報の内容を具体的に請求書に記載するよう依頼するものとする。
(窓口における公開請求の受付)
第8条 公開請求の受付は、所管課又は行政資料コーナーにおいて行うものとする。
2 所管課は、行政資料コーナーで公開請求を扱う旨を案内するとともに、その場で受付ができるものについては、適切に対応するものとする。
3 公開請求書の受付は、次に掲げる事項が記載されていることを確認するものとする。
(1) あて先には、公開請求に係る公文書を保有している実施機関の名称が記載されていること。
(2) 公開請求者の住所、氏名及び電話番号は、公開を実施する日時等の調整、公開決定等に係る通知書の送付等に必要なため、正確に記載されていること(押印の必要はない。)。
(3) 「公文書の名称その他の公文書を特定するために必要な事項」には、公文書の名称又は実施機関が公開請求に係る公文書を特定し得る程度の公文書の具体的な内容が記載されていること。
(4) 「公開の方法」には、希望する公開の方法について、「閲覧又は聴取・視聴」又は「写し等の交付」のいずれかの記載があること。
4 公開請求書の記入に形式的不備がある場合その他不明確な箇所がある場合は、その箇所の補正を求めるものとする。
(受付時に行う説明)
第9条 公開請求の受付に際しては、公開請求者に次の各号に掲げる事項について説明を行うものとする。
(1) 公開請求書を受け付けた日をもって、条例第12条第1項の公開請求があった日(以下「公開請求日」という。)として取り扱い、公開請求日から起算して10日を経過する日までに公開決定等を行い、その結果を文書によって通知すること。
(2) 非公開情報該当性の審査又は判断に時間を要する場合その他のやむを得ない理由により10日以内に公開決定等ができないときは、公開決定等の期間を30日以内まで延長することができ、このときは公文書公開決定に要する期間の延長通知書により通知すること。
(3) 条例第12条第3項に定める30日を経過する日までに公開決定等を完了すると他の事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがあると認められる場合には、大量請求に伴う公文書公開決定期間の延長通知書によりその旨を通知し、及び残余の公文書については相当の期間内に公開決定等をすること。
(4) 公開請求に係る公文書に第三者に関する情報が含まれているときは、当該第三者への意見の照会を行うことがあること。
(5) 公文書の公開を写しの交付の方法により行うときは、当該写しの交付に要する費用を徴収すること。
(6) 公文書の公開の日時は、事前に連絡を取り調整した上で、公開決定通知書等により通知すること。
(7) 公文書の公開の場所は、原則として行政資料コーナーであること。
(8) 他の法令等に公文書を公開する規定がある場合は、当該方法と同一の方法による条例に基づく公開を行わない場合があること。
(郵送による公開請求の取扱い)
第10条 郵送による公開請求に係る公文書公開事務は、行政資料コーナーにおいて次のように行うものとする。
(1) 当該公開請求を行政資料コーナーで受け付けした日をもって受付日とする。
(2) 公開請求の記載に不備がある場合は、公開請求者と連絡をとり、公開請求者に対し相当の期間を定めてその補正を求め、又は記載の不備が軽微なものであるときは、公開請求者の了解を得て総務文書課において補正することも可能とする。この場合においては、その補正に要した日数は、当該公開決定等に要する期間には算入しない。
2 所管課は、行政資料コーナーから送付のあった公開請求書類に、行政資料コーナーの受付日で所管課が文書番号を付し、受け付けるものとする。
3 前2項の規定にかかわらず、所管課に郵送による送達があったときは、所管課が同項に規定する事務を取り扱うものとする。この場合において、補正については所管課が行う。
(公開請求書受付時の確認事項)
第11条 所管課は、所管課において受け付け、又は行政資料コーナーから送付された公開請求書について次の事項を確認するものとする。
(1) 公開請求に係る公文書を特定できること。
(2) 公開請求に係る公文書が条例第16条第1項に規定する他の法令等の規定により公開することとされている公文書でないこと。
(事案の移送)
第12条 条例第13条の規定に基づく事案の移送は、次のように行う。
(1) 実施機関は、移送を受ける実施機関と協議の上、事案の移送を決定し、公開請求書を送付する。
(2) 移送をした実施機関は、公開請求者に対し、公文書公開請求事案移送通知書(様式第1号)により事案を移送した旨を通知するとともに、その写しを移送を受けた実施機関及び総務文書課に送付する。
(3) 移送をした実施機関は、移送を受けた実施機関との連絡を密にするとともに、当該公開の実施に必要な協力をしなければならない。
(4) 事案を移送した場合は、移送をした実施機関に公開請求があった日から起算して公開決定等の期間が定められることその他移送をした実施機関が移送前にした行為は移送を受けた実施機関がしたものとみなされることに留意する。
(公開決定等の起案及び決裁)
第13条 公開決定等は、総務文書課に合議の上、所管課において行うことを原則とする。
2 所管課は、公開請求に係る公文書が条例第7条第1項各号の非公開情報に該当するか否かについて検討するものとし、その際、必要に応じ総務文書課及び関係部課等と協議するものとする。
3 公開請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されている場合で、第20条に規定する第三者への意見の照会を行った場合には、その意見も参考にするものとする。
4 公開決定等の起案文書には、公開請求書、公開決定通知書等の案、公開請求に係る公文書の写し及び第三者情報に関する意見の照会を行った場合等の一連の資料を添付するものとする。この場合において、決裁区分は、飯田市事務処理規則(昭和56年飯田市規則第13号)に定めるところによる。
(公開の原則)
第14条 公開決定等に当たっては、制度が公開を原則としていることに鑑み、公開できる事項がわずかとなる場合であっても当該事項を公開する。条例第8条第1項ただし書の規定は、公開請求者から特に公開しない決定を希望する旨の文書の提出があった場合に適用するものとする。
(存否応答拒否)
第15条 公開請求に対し、当該公開請求に係る公文書が存在しているか否かを答えることによって、非公開情報を公開することとなるときは、条例第10条の規定により、当該公文書の存在又は不存在を明らかにしないで公開請求に応じないことができる。この場合において、当該公開請求に係る公文書が仮に存在するとした場合どの非公開情報に該当し、当該公文書の存在又は不存在自体を明らかにすることにより非公開情報を公開することになる理由を明らかにし、公開請求者に通知しなければならない。
(文書不存在による非公開)
第16条 公開請求のあった公文書を保有していない場合は、その旨及び未取得又は廃棄等その理由を明らかにし、公開請求者に通知しなければならない。
(公開決定等の通知に用いる様式)
第17条 所管課は、公開決定等について、起案文書の決裁を受けたときは、次の各号に掲げる公開決定通知書等により、公開請求者に通知するものとする。
(1) 公文書の公開をする旨の決定をした場合 公文書公開決定通知書(様式第2号)
(2) 公文書の全部を公開しない旨の決定をした場合、公文書の存在又は不存在を明らかにしない旨の決定をした場合又は公文書を保有していないときにその旨を知らせる場合 公文書非公開決定通知書(様式第3号)
(3) 公文書の一部を公開する旨の決定をした場合 公文書一部公開決定通知書(様式第4号)
(公開の日時、場所)
第19条 所管課は、公開請求に係る公文書の公開の準備が完了したときは、その公開の日時及び場所について、事前に公開請求者と連絡を取り調整するものとする。
2 公開の日時は、公開決定通知書等が公開請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日以後の通常の勤務時間内の日時とする。
3 公開の場所は、原則として行政資料コーナーとする。ただし、事務に支障等があるとき又は電磁的記録に係る公開の場合であって、電磁的記録の保有状況により公開を行う方法に合理的理由があるときは、総務文書課と協議し別の場所を指定できるものとする。
4 所管課は、公開請求者から公開決定通知書等で指定した日時に来所できない旨の連絡があったときは、公開請求者と調整した上で別の日時を指定して当該公文書の公開をするものとする。この場合において、新たに指定した日時についての通知は省略できるものとする。
(第三者保護の手続)
第20条 所管課は、公開請求に係る公文書に第三者情報が含まれている場合において、条例第14条の規定により、必要に応じて、意見照会(当該第三者に対して期間を定めて意見書の提出を求めることをいう。以下同じ。)を行うものとする。ただし、第三者情報が、条例第7条第1項各号に規定する非公開情報のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかであるときは、意見照会を行わない。
(2) 意見照会を行った所管課が、公開決定等を行った場合 公文書の公開に関する決定通知書(様式第8号)
4 意見照会は、公開請求者が識別できないよう配慮して行うものとする。
(公文書の公開の実施)
第21条 公文書を公開する際は、公開請求者に対して公開決定通知書等の提示を求めるものとする。ただし、当該公開請求者の代理人等に対しては、公開決定通知書等に加えて当該公開請求者の代理人等であることを確認できる書類の提示を求めるものとする。
2 公文書を公開するに当たっては、所管課の職員が立ち会うものとし、公開内容(非公開事由がある場合は、非公開事由を含む。)の説明は、当該職員が行うものとする。
3 公文書の公開は、公開決定通知書等で指定した日時及び場所において、所管課が公文書の原本、その写し又は映写若しくは再生するための専用機器(電磁的記録に係る公開の方法が映写又は再生したものの閲覧又は視聴である場合であって、総務文書課に対応する機器が存在しないときに使用するものをいう。)を準備して行うものとする。
4 公開の方法は、次のいずれかの方法によるものとする。
(1) 閲覧 文書、図画及び写真に記録されている公文書については、これらの原本を閲覧に供するものとし、電磁的記録に記録されているときは、映写又は再生したものの閲覧又は視聴により行うものとする。ただし、これらの原本を閲覧又は視聴に供することにより当該公文書の保存に支障が生じる等の正当な理由があるときは、あらかじめ所管課が作成した当該文書の写しを閲覧又は視聴に供するものとする。
(2) 写しの交付 公文書の写しは、所管課が作成し、行政資料コーナーにおいて交付するものとする。
5 一部公開の方法は、次のいずれかの方法によるものとする。
(1) 公開請求に係る紙媒体の公文書に、公開しない公文書の部分(以下「非公開部分」という。)とそれ以外の部分とが別の面に記録されているとき 当該非公開部分が記録されている面を除いて公開するものとする。
(2) 公開請求に係る公文書に、非公開部分とそれ以外の部分とが同一の面に記録されているとき 当該非公開部分を覆って複写したものを公開するものとする。この場合において、非公開部分について当該部分であることが容易に識別できる措置を講ずること。
(3) 公文書が電磁的記録であって、非公開部分とそれ以外の部分とを適当な方法により容易に区分できるとき 当該非公開部分を特定の記号に置き換え、又は表示されないようにするなど、公開しない部分について閲覧又は視聴ができない措置を講ずることにより公開する。
(4) 公文書が電磁的記録であって、非公開部分とそれ以外の部分とを適当な方法により区分できないとき 電磁的記録を用紙に出力した上で第2号の方法により処理したものを公開する。この場合において、用紙に出力することができないときは公開をしない。
6 公文書の写しの交付は、写しの作成を必要とする箇所を公開請求者に確認し、当該写しの交付に要する費用(郵送により交付を受けるものにおける送付に要する費用を含む。)を徴収した後に行う。写しの作成に要する費用は、行政資料コーナー設置規程(昭和61年飯田市訓令第2号)別表に定めるところによる。
(自己の情報に係る公文書の公開)
第22条 公開請求に係る公文書であって自己の情報が含まれるものは、飯田市個人情報保護条例に基づく開示請求の方法により開示する。
(審査請求)
第23条 公開請求に対する決定について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求があった場合は、原則として総務文書課で審査請求書(口頭での審査請求を認める条例の規定はない。)を受け付け、速やかにこれを所管課に送付するものとする。
2 審査請求に係る検討は、所管課で行うものとする。この場合において、所管課は次に掲げる要件について確認するとともに、必要に応じて総務文書課及び関係課と協議するものとする。
(1) 審査請求書の記載事項の確認
ア 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所
イ 審査請求に係る処分
ウ 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
エ 審査請求の趣旨及び理由
オ 処分庁の教示の有無及びその内容
カ 審査請求の年月日
キ 代表者若しくは管理人、総代、代理人の氏名及び住所(審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団であるとき、総代を互選したとき、又は代理人によって審査請求をするとき。)
(2) 審査請求人の押印の有無
(3) 審査請求が適法であるかの確認
ア 審査請求期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内)内であること。
イ 審査請求の対象とされた処分がその後消滅していないこと。
ウ 審査請求適格を有していること(処分により、直接に自己の法律上の利益を侵害されたものであるか。必ずしも処分の相手方に限定されない。)。
4 審査請求が不適法かつ補正不能であるとき又は審査請求人が所定の期限までに補正命令に従った補正をしないときは、所管課は、総務文書課との協議を経て、当該審査請求を却下するものとする。
(諮問)
第24条 所管課は、審査請求のあった公開決定等がなお妥当であるとして当該審査請求を棄却しようとする場合には、総務文書課との協議を経て、審議会に諮問するものとする。
2 審議会に諮問をした所管課は、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。
(1) 審査請求人及び参加人
(2) 公開請求者(当該公開請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(3) 審査請求に係る公開決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)
(答申の取扱手順)
第25条 諮問に対する審議会の答申の取扱いは、次の手順により行うものとする。
(1) 所管課は、審議会から答申を受けたときは、その答申を尊重し、速やかに当該審査請求に対する裁決の手続を行うものとする。
(2) 所管課は、審査請求に対する裁決に係る書面を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務文書課に送付するものとする。
(出資法人に対する指導)
第26条 出資法人との連絡調整を所管する課は、それぞれの出資法人の実情に応じた公文書の公開に必要な措置を講ずるものとする。
(補則)
第27条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、総務文書課長が別に定める。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成22年4月1日訓令第10号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成24年4月1日訓令第7号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第6号抄)
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。
(飯田市情報公開事務取扱要領の一部改正に伴う経過措置)
2 第1条の規定による改正後の飯田市情報公開事務取扱要領の規定は、施行日以後にされる公開決定等に係る不服申立て又は施行日以後にされる公開請求に係る不作為に係る不服申立てについて適用し、施行日前にされた公開決定等に係る不服申立て又は施行日前にされた公開請求に係る不作為に係る不服申立てについては、なお従前の例による。
